Posso caricare questo documento su ChatGPT?

Il manager: Ho qui un capitolato di gara. Sessanta pagine, scadenza venerdì. Lo carico su ChatGPT e mi faccio fare il riassunto. Posso, sì o no?

Raffaele: Dipende da cosa c’è dentro. E lo capisci in trenta secondi, senza chiamare nessuno.

Il manager: Trenta secondi li ho. Cosa guardo?

Raffaele: La prima domanda è sempre la stessa. Prima di caricare un documento chiediti se contiene dati di clienti o dipendenti.

Il manager: È un capitolato. Requisiti, lotti, importi. Clienti non ce ne sono.

Raffaele: Vai all’ultimo allegato.

Il manager: … Elenco del personale da riassorbire. Trentadue nomi. Livello e stipendio.

Raffaele: Ecco. Trentadue dipendenti, per giunta di un’altra azienda. E in prima pagina cosa c’è?

Il manager: L’accordo di riservatezza che abbiamo firmato per avere i documenti.

Raffaele: Allora hai due problemi nello stesso file. Dati di persone. E un documento riservato.

Il manager: Va bene. Però, scusa: tanto lo fanno tutti. In ufficio lo fanno ogni giorno.

Raffaele: Lo so. Ed è proprio questo l’errore comune. Uno ha fretta, apre l’app sul telefono, dal suo account personale, e carica il file. Il riassunto arriva in un minuto. Ed è pure fatto bene.

Il manager: E quindi dov’è il problema?

Raffaele: Il problema è che il documento è uscito dall’azienda. Su un account personale quello che carichi può essere trattenuto e usato per addestrare lo strumento. Da quel momento non lo controlli più.

Il manager: Ma è la versione a pagamento. Venti euro al mese, li pago io.

Raffaele: Non cambia niente. Conta l’account, non il prodotto. L’account personale è vietato anche se il prodotto è identico a quello aziendale. È l’account a decidere dove finiscono i dati.

Il manager: E con l’account aziendale sono a posto?

Raffaele: Sull’account sì, se l’azienda ha firmato il contratto sui dati con il fornitore e l’addestramento sui vostri dati è spento. Ma c’è una cosa che nessun fornitore ti toglie.

Il manager: Cioè?

Raffaele: Anche quando usi un servizio in regola, il responsabile dei dati che carichi resti tu. Non il fornitore. Se carichi trentadue stipendi, li hai caricati tu.

Il manager: E l’accordo di riservatezza? Con l’account aziendale lo rispetto, no?

Raffaele: Non sempre. Alcuni accordi vietano il trattamento da parte di terzi. E uno strumento esterno è un terzo. Anche quello aziendale. Anche quello pagato bene.

Il manager: Allora non carico più niente. Faccio prima a leggermelo.

Raffaele: No, aspetta. Il punto non è smettere. Ti do quattro domande, e vedrai che quasi sempre la risposta è: vai.

Il manager: Quattro. Dimmele.

Raffaele: La prima: che dati tocca? Pubblici, interni, oppure personali e riservati.

Il manager: Il mio capitolato? Personali e riservati.

Raffaele: Questa è la risposta più grave. La seconda: quanta autonomia ha lo strumento? Ti suggerisce e decidi tu, oppure decide e agisce da solo?

Il manager: Mi fa un riassunto. Decido io.

Raffaele: Qui la risposta è la più lieve. La terza: quanto danno fa se sbaglia? Un fastidio che correggi subito, un costo, o un danno legale?

Il manager: Se il riassunto salta un requisito, l’offerta viene esclusa. È una gara da un milione e duecentomila euro. Direi un costo, e serio.

Raffaele: Una risposta di mezzo. La quarta: incide su decisioni che riguardano persone?

Il manager: Per un riassunto, no.

Raffaele: Per il riassunto no. Se usi quell’elenco per decidere chi riassumere, sì. E lì non decidi con lo strumento: ti fai affiancare da chi segue privacy e legale.

Il manager: E poi come faccio il conto?

Raffaele: Non fai somme. Basta una sola risposta, la più grave, e il rischio è alto. Il tuo capitolato ce l’ha già alla prima domanda. Quindi così com’è non entra.

Il manager: E allora cosa posso caricare?

Raffaele: Tanto. Pensa ai documenti in quattro livelli. Pubblico, interno, riservato, coperto da segreto.

Il manager: E il mio capitolato, in quale livello sta?

Raffaele: Parti da quello che hai intorno. Il bando pubblicato sul sito dell’ente è pubblico. La bozza della tua presentazione per il consiglio è interna. Questi due entrano negli strumenti autorizzati, dall’account aziendale. … Il capitolato, con quell’accordo, è riservato. E il riservato entra solo dopo che chi lo possiede ha verificato che nessun contratto lo vieti. Qui è il responsabile gare: apre l’accordo e controlla. Quello coperto da segreto, invece, non entra. … E attenzione: vale anche per il testo che digiti, non solo per i file. Se copi tre paragrafi del capitolato nella chat, è come averlo caricato.

Il manager: D’accordo. Ma il riassunto per venerdì mi serve lo stesso.

Raffaele: Allora fai così. Il bando pubblico lo carichi subito. Dal capitolato togli l’allegato del personale. Poi chiedi al responsabile gare se l’accordo permette il trattamento da terzi. Se sì, carichi il resto dall’account aziendale. Se no, lo leggete voi.

Il manager: E se invece è un foglio con costi, margini e nomi dei clienti? Lo voglio solo riordinare.

Raffaele: «Solo riordinare» è la frase che frega. Stessa domanda: ci sono dati di clienti? Sì, i nomi. Togli i nomi, scrivi cliente uno, cliente due. E sui margini, che sono riservati, decide chi possiede il foglio.

Il manager: E in pratica? Lunedì cosa cambio in azienda?

Raffaele: Poche cose. Tu scrivi una pagina con i quattro livelli, e per ognuno un documento vostro come esempio. Chi gestisce gli strumenti controlla che tutti lavorino dall’account aziendale, con l’addestramento spento. Il responsabile gare segna quali accordi vietano il trattamento da terzi.

Il manager: E se uno ha un dubbio?

Raffaele: Scegli una persona a cui chiedere «posso caricarlo?». Una, con nome e cognome. Se non c’è un posto dove chiedere, la gente non chiede. Carica e basta.

Il manager: Non era più semplice vietare tutto?

Raffaele: È la mossa peggiore. Chi ha fretta lo usa lo stesso, dal telefono, e tu non lo vedi più. Meglio dire chiaro cosa entra e cosa no.

Il manager: Va bene. Una cosa sola, da fare oggi.

Raffaele: Prima di caricare il prossimo documento, chiediti se contiene dati di clienti o dipendenti.

Il manager: Quindi, prima di caricare qualsiasi cosa, guardo se dentro ci sono nomi o dati di clienti o di dipendenti. Se ci sono, mi fermo e li tolgo.