Cosa dice la legge e cosa mi basta fare

Ti racconto cosa ho fatto. In primavera ho fatto fare a tutti un corso online sull’AI, due ore a testa, sessanta persone. Adesso sento parlare di obblighi e di controlli, e mi chiedo: basta così, o devo rifare tutto?

Non devi rifare niente, anzi, la parte più faticosa l’hai già fatta. Quello che manca è molto meno: trasformare il corso che hai fatto in qualcosa che puoi mostrare.

Partiamo dalla legge. Cosa dice, esattamente?

Il regolamento europeo sull’AI ha un articolo, il quattro, che vale dal febbraio del duemilaventicinque. Chiede a chi mette strumenti di AI in mano al personale di fare qualcosa perché li usino con consapevolezza. Lo chiamano alfabetizzazione.

Mi hanno detto che devo garantire che tutti ne sappiano abbastanza.

Molti leggevano così il testo di prima. Ma a luglio del duemilaventisei l’articolo è stato riscritto. Adesso dice che devi prendere delle misure per sostenere l’alfabetizzazione, e aggiunge una frase precisa: non devi garantire il livello di nessuna persona.

Quindi è diventato più leggero.

È diventato più chiaro. Ti chiede di fare qualcosa, non di promettere un risultato. Quello che fai deve tenere conto di cosa sanno le persone, dell’esperienza che hanno e di come usano lo strumento. Il corso che hai fatto conta, ma solo se si vede.

In che senso, se si vede?

Ti faccio una domanda. Se oggi un cliente ti chiede chi ha fatto il corso, sai rispondere?

Più o meno. Gli attestati sono arrivati per email, a ciascuno.

Ecco, è l’errore più comune tra chi ha già formato tutti. La formazione c’è stata, ma è sparsa in sessanta caselle di posta: nessuno sa chi l’ha finita, chi l’ha saltata e di cosa parlava. Il giorno in cui qualcuno te lo chiede, hai fatto la cosa giusta ma non la puoi dimostrare.

E la legge mi chiede un registro? Un modulo preciso?

No. La legge non prevede un modulo, e la Commissione europea ha chiarito che non serve un certificato: bastano registrazioni interne. Ma sono proprio quelle che oggi ti mancano.

Va bene. In pratica, cosa devo tenere?

Un foglio, con una riga per ogni formazione: chi l’ha fatta, quando, su cosa e quante ore. Poi dove sta il materiale, cioè il programma, le slide e l’elenco di chi l’ha finita. E chi firma il foglio.

Una firma? E perché?

Perché qualcuno deve garantire che quello che c’è scritto è vero. Di solito sei tu, o chi dirige il personale. Basta una firma a trimestre, non ogni giorno.

E dove lo tengo, questo foglio?

Dove tieni già i corsi sulla sicurezza: stessa cartella e stessa persona, di solito l’ufficio del personale. Non ti serve un programma nuovo.

Facciamo i conti. Sessanta persone e un corso: quante righe sono?

Una riga per il corso, con allegato l’elenco dei sessanta e di chi l’ha completato. Poi, ogni volta che qualcuno fa un’ora in più, anche interna, aggiungi una riga.

Un’ora in più? Allora il corso non basta.

Per molti basta. Chi usa ChatGPT per sistemare una lettera deve sapere cosa lo strumento sa fare, cosa non ci deve mettere dentro e come si controlla il risultato. Se il corso lo spiegava, per lui sei a posto. Ma mettiamo che dieci dei tuoi ci carichino dati di clienti: per loro serve un’ora in più, proprio sui dati. Cosa è adatto lo decidi tu, l’importante è che lo metti per iscritto.

E se viene un controllo? Rischio la multa?

Non pensare a una multa che scatta perché manca un corso. Sanzioni e controlli dipendono anche dalla legge italiana e dal caso concreto. Quello che conta è poter mostrare cosa hai fatto, e chi ha formato i suoi e l’ha messo per iscritto è nella posizione migliore.

A proposito di legge italiana: c’è qualcosa che devo sapere?

Una cosa. La legge italiana sull’AI, del duemilaventicinque, all’articolo undici dice che se usi l’AI in modi che toccano il lavoro delle persone, le devi informare per iscritto. Per esempio se la usi per organizzare i turni o per valutare il lavoro. Se i tuoi la usano per scrivere le email, non è questo il caso.

E le scadenze? Ne sento una al mese.

Mettiamole in ordine. Dal due agosto del duemilaventisei devi dire alle persone quando stanno parlando con un’AI, per esempio con una chat sul sito. E devi dichiarare i testi fatti con l’AI che pubblichi per informare il pubblico, se nessuno li ha rivisti prima.

E il marchio sui contenuti? Me ne ha parlato un fornitore.

Quello è un obbligo di chi fa gli strumenti, non tuo. Chi produce strumenti che generano testi e immagini deve marcarli in un modo che i computer riconoscono. Per quelli già in commercio prima di agosto c’è tempo fino al due dicembre del duemilaventisei.

E il resto? Quello che fa paura?

Riguarda i sistemi che la legge chiama ad alto rischio: assunzioni, credito, accesso ai servizi. Quegli obblighi arrivano il due dicembre del duemilaventisette, e per i sistemi montati dentro i prodotti il due agosto del duemilaventotto. Non è roba da lunedì.

Allora, lunedì cosa faccio?

L’ufficio del personale apre il foglio e scrive la riga del corso. Chi l’ha organizzato recupera il programma e l’elenco di chi l’ha finito, e li mette nella stessa cartella. Ogni responsabile di ufficio segna chi usa l’AI con dati di clienti o dipendenti. E tu firmi.

E la legge non mi chiede altro?

Non ti chiede un certificato, né un numero di ore, né di garantire quanto sa ogni persona. Ti chiede di fare qualcosa di adatto ai tuoi, e a te conviene poterlo dimostrare. E se la tua azienda aderisce a Fondirigenti, puoi chiedere a loro di finanziare l’ora in più per i dirigenti.

Una cosa sola, oggi?

Apri il foglio della formazione e scrivi la prima riga: il corso che hai già fatto, con chi, quando e su cosa.

Il corso l’ho fatto, adesso lo scrivo. Una riga con chi, quando, su cosa e dove sta il materiale, e poi ci metto la firma.