Cosa dice la legge e cosa mi basta fare

Sono il titolare di un’azienda di servizi, sessanta persone. In primavera ho fatto fare a tutti un corso online sull’AI, due ore a testa. Adesso sento parlare di obblighi e di controlli, e la domanda è semplice: basta?

Può bastare, ma per dirtelo devo sapere tre o quattro cose di voi. La prima: di quel corso, cosa avete tenuto? L’elenco di chi l’ha finito, le date, il programma?

Gli attestati sono arrivati per email, a ciascuno. Il programma credo ce l’abbia ancora il fornitore. Un elenco nostro, no.

Allora il corso c’è stato, ma oggi non si vede. È sparso in sessanta caselle di posta: nessuno sa chi l’ha finito, chi l’ha saltato e di cosa parlava. Ed è proprio quello che la legge ti chiede di poter mostrare. Il regolamento europeo sull’AI, all’articolo quattro, chiede a chi mette strumenti di AI in mano al personale di prendere delle misure per sostenere l’alfabetizzazione, cioè perché li usino con consapevolezza. E dice anche che non devi garantire il livello di nessuna persona. Quindi il tuo corso conta, a patto che tu lo possa dimostrare.

Mi serve un certificato? In tre mi hanno già proposto un corso certificato.

No. La legge non prevede un certificato né un modulo, e la Commissione europea ha chiarito che bastano registrazioni interne. Ti serve un foglio con una riga per ogni formazione: chi l’ha fatta, quando, su cosa, quante ore, dove sta il materiale e chi firma.

E le ore? Mi dicono che due sono poche.

La legge non fissa un numero di ore. Ti chiede che quello che fai tenga conto di cosa sanno le persone, dell’esperienza che hanno e di come usano lo strumento. Per questo la seconda domanda è: cosa ci fanno i tuoi, con l’AI? Scrivono e riassumono, o ci caricano dati di clienti e di dipendenti?

Quasi tutti scrivono lettere e riassumono documenti. In amministrazione e all’assistenza clienti, una decina, ci lavorano con i dati dei clienti.

Allora per quasi tutti il corso basta, se spiegava cosa lo strumento sa fare, cosa non ci si mette dentro e come si controlla il risultato. Per quei dieci serve un’ora in più, proprio sui dati. Cosa è adatto lo decidi tu: l’importante è scriverlo. Terza domanda, ed è quella che cambia di più le cose: da voi l’AI decide o controlla qualcosa sulle persone? Turni, valutazioni, assunzioni?

I turni dell’assistenza li prepara un programma, e da quest’anno dentro c’è anche l’AI. Le valutazioni no, quelle le facciamo noi.

Allora qui c’è un obbligo che con il corso non c’entra. La legge italiana sull’AI, del duemilaventicinque, all’articolo undici dice che se usi l’AI in modi che toccano il lavoro delle persone, come i turni, le devi informare per iscritto. Chi si occupa del personale prepara l’informativa per chi lavora all’assistenza. Se l’AI servisse solo a scrivere le email, non sarebbe questo il caso. E se un giorno la usassi per scegliere chi assumere, entreresti tra i sistemi che la legge chiama ad alto rischio: quegli obblighi arrivano il due dicembre del duemilaventisette, e il due agosto del duemilaventotto per i sistemi montati dentro i prodotti.

Aspetta. Ho letto che la legge è cambiata. Non è che tra sei mesi devo rifare tutto?

È cambiata a luglio del duemilaventisei, ed è il testo che ti ho appena citato. Prima molti leggevano che dovevi garantire che tutti ne sapessero abbastanza; adesso è scritto che devi sostenere l’alfabetizzazione, non garantirla. Il cambio va nella tua direzione, e il foglio che apri oggi resta valido. Quarta domanda: avete una chat sul sito, o pubblicate testi fatti con l’AI?

Una chat per le richieste dei clienti, sì. I testi li scriviamo con l’AI, ma li rileggiamo sempre prima di pubblicarli.

Allora dal due agosto del duemilaventisei chi scrive in quella chat deve sapere che sta parlando con un’AI: basta dirlo all’inizio. I testi pubblicati per informare il pubblico si dichiarano solo se nessuno li ha rivisti, e voi li rivedete. Se poi un fornitore ti parla del marchio sui contenuti generati, quello è un compito di chi produce lo strumento, con tempo fino al due dicembre del duemilaventisei per quelli già in commercio. Non è un compito tuo.

E se arriva un controllo? Rischio la multa?

Prima di risponderti, un’ultima domanda: lavorate per enti pubblici, o per clienti che vi chiedono come usate l’AI?

Un paio di clienti grandi l’hanno messo nel loro questionario per i fornitori. Ho risposto che abbiamo fatto formazione a tutti.

E se domani ti chiedono chi, quando e su cosa, oggi cosa gli mandi? Ecco, il foglio ti serve lì prima ancora che in un controllo. Quanto alla multa, non pensare a una sanzione che scatta perché manca un corso: sanzioni e controlli dipendono anche dalla legge italiana e dal caso concreto. Quello che conta è poter mostrare cosa hai fatto, e chi ha formato i suoi e l’ha messo per iscritto è nella posizione migliore.

E questo foglio dove lo tengo? Non voglio un programma nuovo.

Non ti serve. Lo tieni dove tieni già i corsi sulla sicurezza: stessa cartella e stessa persona, di solito l’ufficio del personale. Chi ha organizzato il corso recupera l’elenco di chi l’ha finito e il programma. Tu firmi una volta a trimestre, per confermare che quello che c’è scritto è vero.

Va bene. Una cosa sola, oggi?

Apri il foglio della formazione e scrivi la prima riga: il corso che hai già fatto, con chi, quando e su cosa.

Quindi non compro nessun corso nuovo. Prendo quello di primavera e lo scrivo: chi l’ha fatto, quando, su cosa e dove sta il materiale. Poi ci metto la mia firma.