Quale strumento di AI compro, e lo do a tutti o solo ad alcuni?

Sono socio e direttore operativo di una società di servizi, ottanta persone. Oggi da noi girano due o tre strumenti di AI diversi, ognuno con il suo account personale. Vorrei arrivare a uno solo, aziendale, per tutti. Da dove comincio?

Non dalla domanda «qual è il migliore?»: se la fanno tutti, ma porta fuori strada.

Scusa, ma perché? Se devo pagare, voglio il migliore.

Perché per quello che fate voi, scrivere, riassumere, rispondere su un documento, ChatGPT, Copilot di Microsoft e Claude si equivalgono. Sceglierne uno per questo è come scegliere l’auto aziendale per il colore. Le differenze che contano sono quattro, e stanno altrove.

Va bene, dimmi quali.

La prima è cosa legge lo strumento da solo. Voi lavorate con Microsoft trecentosessantacinque, cioè Outlook, Teams, le cartelle condivise?

Sì. E infatti Copilot ce l’abbiamo già, è compreso nell’abbonamento.

Ecco, è lì che si inciampa. La chat compresa nell’abbonamento risponde su quello che le incolli e su quello che trova sul web; la tua posta, le cartelle e le riunioni non le legge. Per quello serve la licenza a pagamento, Microsoft trecentosessantacinque Copilot, a persona: tra i quindici e i venti euro al mese con l’impegno annuale, qualcosa in più mese per mese. Sono due prodotti diversi con quasi lo stesso nome.

Quindi quella compresa nell’abbonamento non serve a niente?

Serve a chi deve riscrivere una mail o capire un testo. Non serve a chi deve ritrovare cosa avete scritto in una relazione di due anni fa. In pratica la domanda è: le tue persone lavorano dentro i documenti, oppure accanto? A chi ci lavora dentro dai la licenza che li legge; agli altri basta la chat.

D’accordo. E la seconda differenza?

I patti sui dati. Bastano tre domande, senza leggersi i contratti. È un piano aziendale, con un contratto sui dati firmato? I nostri dati restano fuori dall’addestramento? E dove vengono conservati? Alle prime due oggi tutti i piani aziendali rispondono di sì, alla terza no. Fatti scrivere se i dati vengono conservati ed elaborati in Europa: la risposta cambia da fornitore a fornitore, a volte da piano a piano, e anche quando è sì ci sono impostazioni che l’IT deve controllare. Se l’Europa per te conta, già questa domanda restringe la scelta.

Però molti dei miei un piano personale ce l’hanno già, e costa più o meno uguale. Perché non tengo quello?

Perché il prezzo è simile, ma i patti no. Sul piano personale il contratto sui dati non c’è, e quando la persona se ne va, le sue conversazioni se ne vanno con lei. Succede spesso: abbonamenti personali pagati con la carta aziendale, e nessuno sa cosa c’è dentro.

E la terza?

Il lavoro di gruppo. Vuoi che le cinque persone di un ufficio lavorino in uno spazio condiviso, cioè un’area comune con le stesse istruzioni. Oggi ce l’hanno tutti e tre, con nomi diversi. La domanda giusta è un’altra: se tra un anno cambio fornitore, quelle istruzioni me le porto via? Un esempio: OpenAI ha annunciato che a fine duemilaventisei ritira gli assistenti personalizzati di ChatGPT, i cosiddetti GPT. Le istruzioni passano al nuovo formato, ma i collegamenti costruiti su misura vanno rifatti da capo.

E allora queste istruzioni dove le tengo?

Dentro lo strumento, perché lì si usano. Ma l’originale lo tieni in una cartella aziendale, in un file normale, con il nome di chi le ha approvate: così resta patrimonio dell’azienda, non del fornitore.

E la quarta?

L’uscita. I piani per le piccole e medie aziende si possono pagare anche mese per mese, di solito un quinto o un quarto in più dell’annuale. Prendi il mensile e, prima di firmare, fissa una verifica a novanta giorni. Non perché lo strumento sia sbagliato, ma perché fra tre mesi saprai cose che oggi non sai.

Mettiamo che abbia scelto. Adesso a chi lo do? Mi hanno consigliato di partire dai responsabili e poi scendere.

Nessuno studio dice che partire dai capi funzioni meglio. Gli studi dicono altre due cose: conta che i capi lo usino davanti a tutti, e conta che le persone abbiano qualche ora di pratica guidata. Con cinque ore o più, quasi otto su dieci lo usano con regolarità. Se i tuoi quelle ore le hanno fatte, dai l’accesso a tutti. Anche perché l’AI la usano già: tra chi la usa al lavoro, quasi uno su due lo fa con l’account personale, e più della metà continuerebbe anche con un divieto. Se aspetti non li fermi, li perdi di vista.

Quindi lo do a tutti, lo stesso giorno.

L’accesso sì, a tutti lo stesso giorno, e nello stesso messaggio la data in cui gli account personali si chiudono. Quello che dai con criterio non è l’accesso, è la licenza che legge i documenti, e va a chi nei documenti ci lavora.

E dopo? Do l’accesso a ottanta persone e mi siedo ad aspettare?

No, ed è qui il punto. L’accesso a tutti risolve gli account personali e fa fare pratica: i risultati crescono con i mesi d’uso, non arrivano il giorno della licenza. Però da solo non dimostra niente. Quindi, in parallelo, scegli due flussi di lavoro da misurare: uno che produce documenti per l’esterno, come una relazione o un’offerta, e uno interno, come il verbale o la chiusura del mese. Per ciascuno un responsabile, le istruzioni condivise nello spazio del gruppo e il numero di partenza, cioè quanto ci mettete oggi.

Quello lo chiedo a loro. Mi diranno che ci mettono un giorno.

Non chiederlo, misuralo su cinque casi già chiusi: ore per arrivare alla prima bozza, errori trovati in revisione. Chi si sente più veloce spesso non lo è. In un ministero inglese hanno dato mille licenze per tre mesi: sette persone su dieci soddisfatte, ma nessuna prova solida che lavorassero più in fretta. Senza il numero di partenza, alla verifica dei novanta giorni discuterete di impressioni.

E i responsabili? Dicono tutti che se il capo non lo usa, non lo usa nessuno.

Questo è vero, ed è l’unica parte giusta del «partire dai capi». Ma non riguarda l’ordine di distribuzione, riguarda il comportamento: sei tu il primo a usarlo, davanti a tutti, su cose dove un errore si vede subito. Se il capo non lo apre mai, il gruppo capisce che non conta.

Va bene. In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Chiedi all’IT cosa legge da sola l’AI dell’abbonamento che avete già, e cosa invece le dovete incollare voi. E fatti mettere la risposta per iscritto.

Quindi, prima di comprare qualunque cosa, mi faccio dire cosa ho già e cosa legge davvero. E me lo faccio scrivere.