Quale AI compro, e la do a tutti o solo ad alcuni?

Sono socio e direttore operativo di un’azienda di servizi, ottanta persone. Oggi in giro ci sono due o tre strumenti diversi, ognuno con il suo account personale. Voglio arrivare a uno solo, aziendale, per tutti. Da dove parto?

Non da «qual è il migliore». È la domanda che fanno tutti, ed è quella sbagliata.

Perché sbagliata? Se pago, voglio il migliore.

Perché per quello che fate voi, scrivere, riassumere, rispondere su un documento, i tre grandi si equivalgono. Sceglierne uno per il modello è come scegliere l’auto aziendale per il colore. Le differenze che contano sono quattro, e sono altrove.

Sentiamo.

La prima: cosa legge lo strumento da solo. Lavori in Microsoft trecentosessantacinque?

Sì. E infatti Copilot ce l’abbiamo già, incluso.

Attento, perché lì si inciampa. La chat inclusa nel piano risponde su quello che le incolli, e sul web. Non legge la tua posta, le cartelle condivise, le riunioni. Quelle le legge solo la licenza a pagamento, per persona: tra i quindici e i venti euro al mese con l’impegno annuale, qualcosa in più mese per mese. Sono due prodotti diversi con quasi lo stesso nome.

Quindi la versione gratis non serve a niente?

Serve a chi deve riscrivere una mail o capire un testo. Non serve a chi deve ritrovare cosa avete scritto in una relazione di due anni fa. La domanda vera è: le persone lavorano dentro i documenti, o accanto ai documenti? Chi lavora dentro prende la licenza che li legge. Gli altri, la chat.

Seconda differenza.

I patti sui dati. Tre domande, e non serve leggere i contratti. È un piano aziendale, con un contratto sui dati firmato? I nostri dati sono esclusi dall’addestramento? Dove vengono conservati? Sulle prime due, oggi tutti i piani aziendali rispondono sì. Sulla terza no. Chiedi per iscritto: i dati sono conservati ed elaborati in Europa? Oggi la risposta cambia da fornitore a fornitore, e a volte da piano a piano. E anche quando è sì, ci sono impostazioni che l’IT deve controllare. Se per te l’Europa conta, questa domanda da sola restringe la scelta.

E i piani personali che i miei già pagano? Il conto è quasi uguale.

Il prezzo sì, il patto no. Sul piano personale il contratto sui dati non c’è, e quando la persona se ne va, se ne vanno anche le sue conversazioni. Capita spesso: abbonamenti personali pagati con la carta aziendale, e nessuno sa cosa c’è dentro.

Terza.

Il lavoro di gruppo. Vuoi che cinque persone di un ufficio lavorino nello stesso spazio, con le stesse istruzioni. Oggi lo fanno tutti e tre, con nomi diversi. La domanda da fare è un’altra: se tra un anno cambio fornitore, quelle istruzioni me le porto via? Ti do un fatto. OpenAI ha annunciato il ritiro degli assistenti personalizzati di ChatGPT, i GPT, per fine duemilaventisei. Le istruzioni passano al nuovo formato; i collegamenti costruiti su misura vanno rifatti. Chi li aveva costruiti, quella parte la rifà da capo.

E allora dove le tengo?

Dentro lo strumento per usarle. Ma la copia originale in una cartella aziendale, in un file normale, con il nome di chi le ha approvate. Così il patrimonio è tuo, non del fornitore.

Quarta.

L’uscita. I piani per aziende piccole e medie si pagano anche mese per mese, di solito un quinto o un quarto in più dell’annuale. Prendi il mensile e fissa la verifica a novanta giorni, prima di firmare. Non perché lo strumento sia sbagliato, ma perché tra tre mesi saprai cose che oggi non sai.

Va bene, ho scelto. Ora: a chi lo do? Mi hanno detto di partire dai responsabili e poi scendere.

Nessuno studio dice che partire dai capi funzioni meglio. Gli studi dicono due cose diverse: conta che i capi la usino davanti a tutti, e che le persone abbiano qualche ora di pratica guidata. Con cinque ore o più, quasi otto su dieci la usano con regolarità. Se i tuoi quelle ore le hanno fatte, puoi dare l’accesso a tutti. E intanto la usano già: tra chi usa l’AI al lavoro, quasi uno su due lo fa con l’account personale, e più della metà dice che lo farebbe anche con un divieto. Se aspetti, non li fermi: li perdi di vista.

Quindi a tutti, lo stesso giorno.

L’accesso sì, a tutti lo stesso giorno, con la data in cui gli account personali si spengono. Quello che razioni non è l’accesso: è la licenza che legge i documenti. Quella la dai a chi lavora nei documenti.

E poi? Do l’accesso a ottanta persone e aspetto?

No, e qui sta il punto. L’accesso a tutti risolve gli account personali e la pratica: i risultati crescono con i mesi d’uso, non arrivano il giorno della licenza. Ma da solo non dimostra niente. Accanto, scegli due flussi di lavoro da misurare. Uno che produce documenti verso l’esterno, una relazione, un’offerta. Uno interno, il verbale, la chiusura del mese. Per ciascuno un responsabile, le istruzioni condivise nello spazio del gruppo, e il numero di oggi.

Il numero di oggi lo chiedo a loro. Mi dicono che ci mettono un giorno.

Non chiederlo: misuralo, su cinque casi chiusi. Ore alla prima bozza, errori trovati alla revisione. Chi si sente più veloce spesso non lo è. In un ministero inglese hanno dato mille licenze per tre mesi: sette persone su dieci soddisfatte, nessuna prova solida che lavorassero più in fretta. Senza il numero di oggi, alla verifica dei novanta giorni discuterete di sensazioni.

E i responsabili? Se il capo non lo usa, dici che non lo usa nessuno.

Questo sì, ed è l’unica parte vera di «partire dai capi». Non è un ordine di distribuzione, è un comportamento: tu lo usi per primo, davanti a tutti, su cose dove un errore si vede subito. Se il capo non lo apre, il team capisce che non conta.

In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Chiedi all’IT: nel piano che già paghiamo, cosa legge l’AI da sola, e cosa dobbiamo incollarle. E scrivi la risposta.

Quindi prima di comprare qualsiasi cosa, mi faccio dire cosa ho già e cosa legge davvero. E lo metto per iscritto.