Quale strumento di AI compro, e lo do a tutti o solo ad alcuni?

Sono socio e direttore operativo di un’azienda di servizi, ottanta persone. In giro ci sono due o tre strumenti diversi, ognuno con l’account suo. Voglio arrivare a uno solo, aziendale, per tutti. Tu quale mi consigli?

Prima ti faccio qualche domanda, perché il consiglio dipende da voi, non dal catalogo. La prima: lavorate con Microsoft o con Google?

Microsoft. Posta, Word, Excel, Teams, tutto lì.

Allora un assistente ce l’avete già, si chiama Copilot ed è compreso nell’abbonamento. Se foste su Google si chiamerebbe Gemini, e il ragionamento sarebbe lo stesso. Ma attenzione, perché sotto quel nome ci sono due prodotti diversi. La chat compresa risponde su quello che le incolli e su quello che trova in rete. La licenza a pagamento, invece, legge la vostra posta, le cartelle condivise e le riunioni. Seconda domanda: i documenti dove stanno? Nel cloud dell’azienda o sui computer delle persone?

Metà e metà, se devo essere onesto. I contratti sul server, il resto ognuno se lo tiene sul portatile.

Ecco un punto che vale più del nome dello strumento. La licenza che legge i documenti legge solo quelli che stanno nel cloud dell’azienda. Se metà del materiale è sui portatili, per quella metà non vede niente. Quindi la prima spesa utile non è una licenza, è portare i documenti dove l’assistente li può leggere. Terza domanda: quante persone, su ottanta, lavorano dentro i documenti tutto il giorno? Offerte, relazioni, contratti, verbali.

Una ventina. Gli altri usano la posta e poco più.

Allora la risposta comincia a scriversi da sola. La licenza che legge i documenti, che a oggi costa tra i quindici e i venti euro al mese a persona, la compri per quei venti. Agli altri sessanta basta la chat compresa, che non costa niente in più. Non è una questione di grado: è una questione di lavoro.

Però i miei usano ChatGPT da un anno, e qualcuno Claude. Non li convinco a mollarli.

E cosa ci fanno, che con Copilot non riescono a fare?

Scrivono meglio, dicono. E riassumono documenti lunghi.

Per scrivere e riassumere, ChatGPT, Copilot e Claude si equivalgono: la differenza la senti in fondo a una prova, non a naso. Un secondo strumento ha senso in due casi soltanto. Se dopo tre mesi salta fuori una funzione che il primo non ha davvero. Oppure per una questione di dati. E qui viene la quarta domanda: i vostri dati devono restare in Europa? Ve lo chiede un cliente, o è una regola vostra?

Qualche cliente pubblico ce lo chiede, sì. Ma non saprei dirti dove finiscono oggi.

È normale, e non serve leggere contratti. Fai fare all’ufficio informatico una domanda scritta a ogni fornitore: i dati sono conservati ed elaborati in Europa? La risposta cambia da fornitore a fornitore, e a volte da piano a piano dello stesso fornitore. Per chi vi risponde sì, ci sono comunque impostazioni da controllare. Se per voi l’Europa conta, questa domanda da sola ti restringe la scelta.

Va bene. Poi il tema vero: a chi lo do? Mi hanno detto di partire dai responsabili e poi scendere.

Prima ti chiedo un’altra cosa: che formazione hanno fatto i tuoi?

Due ore a tutti, sei mesi fa. Cos’è, con esempi. Poi ognuno per conto suo.

E la usano?

Sì, di nascosto. Con gli account personali.

Allora non parti da zero, e il consiglio di partire dai capi non fa per te. Nessuno studio dice che funzioni meglio. Gli studi dicono due cose: conta che i capi la usino davanti a tutti, e che le persone abbiano qualche ora di pratica. Con cinque ore o più, quasi otto su dieci la usano con regolarità. E intanto i tuoi la usano già: tra chi usa l’AI al lavoro, quasi uno su due lo fa con l’account personale, e più della metà dice che continuerebbe anche con un divieto. Se aspetti, non li fermi: li perdi di vista.

Quindi a tutti e ottanta, lo stesso giorno.

L’accesso sì, con una data in cui gli account personali si spengono. Quello che dai con criterio è la licenza che legge i documenti, ai venti che ci lavorano dentro. E accanto scegli due flussi di lavoro da misurare: uno che produce documenti verso l’esterno, uno interno, tipo il verbale o la chiusura del mese. Per ciascuno un responsabile, le istruzioni salvate nello spazio condiviso del gruppo, e il numero di oggi.

Il numero di oggi lo chiedo a loro. Mi diranno che ci mettono un giorno.

Non chiederlo: misuralo su cinque casi chiusi. Ore alla prima bozza, errori trovati alla revisione. Chi si sente più veloce spesso non lo è: in un ministero inglese hanno dato mille licenze per tre mesi, sette persone su dieci erano soddisfatte e non c’era nessuna prova solida che lavorassero più in fretta. Senza il numero di oggi, alla verifica dei novanta giorni discuterete di sensazioni.

E le istruzioni condivise, se tra un anno cambio fornitore, me le porto via?

Dentro lo strumento le usi, ma la copia originale la tieni in una cartella dell’azienda, con il nome di chi le ha approvate. Un esempio recente: OpenAI ha annunciato il ritiro degli assistenti personalizzati di ChatGPT, i GPT, per fine duemilaventisei. Le istruzioni passano al nuovo formato, i collegamenti costruiti su misura no. Chi aveva tutto dentro lo strumento, quella parte la rifà.

In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Chiedi all’ufficio informatico con quale abbonamento lavorate e cosa include già di AI, e scrivi la risposta.

Quindi prima di comprare qualsiasi cosa, mi faccio dire cosa ho già e cosa legge davvero. E lo metto per iscritto.