Mi serve un company brain, o basta una cartella in ordine?

Sono il titolare di una società di ingegneria, una sessantina di persone. Le risposte migliori del mio ufficio tecnico stanno nella testa di due persone. Mi hanno parlato di company brain. Mi serve, o mi basta mettere in ordine le cartelle?

Dipende da due cose, e te le chiedo subito. Qual è il documento che torna più spesso, quello per cui oggi qualcuno va a chiedere «come abbiamo fatto l’ultima volta?»

Le specifiche tecniche dei progetti. Ne facciamo tre o quattro al mese, e ogni volta si riparte quasi da capo.

E quando serve la risposta, cosa succede in pratica?

Si va da Paolo o da Marta. Se sono in ferie, si aspetta. Se se ne vanno, non lo voglio nemmeno pensare.

Allora le due cose sono vere insieme: il documento torna spesso, e la risposta dipende da chi se la ricorda. Un company brain ti serve. Ma prima ti dico cos’è, perché il nome fa pensare a una cosa più grossa di quella che è.

Dimmelo, perché a me hanno fatto vedere delle presentazioni che non ho capito.

È l’archivio della tua azienda scritto in modo che l’AI lo sappia leggere. File tuoi, leggibili anche da una persona, che ti porti via quando vuoi. Con dentro una cosa in più rispetto alla cartella: il perché. Non solo la specifica, ma perché in quel progetto avete scelto quella soluzione, e com’è andata.

Ma una cartella condivisa ce l’abbiamo già, con quindici anni di progetti dentro.

E quante volte, quando serve il perché di una scelta, la apre qualcuno? La cartella conserva, non risponde. Il company brain risponde, e ti dice da quale documento viene la risposta. La differenza è tutta lì, e si sente la prima volta che Paolo è in ferie.

Va bene. E quanto mi costa farlo?

Non te lo dico ancora, e non per fare il misterioso. Terza domanda: avete già uno strumento di AI aziendale, ChatGPT, Copilot o Claude?

Copilot, con Microsoft. Lo usano in pochi.

Allora si comincia da lì, e ti spiego perché. Prendi un solo tipo di documento, le specifiche. Fai scegliere a Paolo dieci progetti chiusi, cinque andati bene e cinque no. Per ciascuno lui non scrive: racconta a voce, in tre righe, com’è finita e perché. Le mettete nello spazio condiviso dell’ufficio tecnico, cioè la cartella comune dentro lo strumento, e da lì fate le domande. Con una regola sola: se la risposta non cita il documento da cui viene, non la usate.

Perché così severo? Se la risposta è giusta, è giusta.

Perché non lo sai, se è giusta. Lo strumento risponde con la stessa sicurezza quando cita un vostro progetto e quando inventa. È già successo a una delle grandi società di consulenza: un rapporto pagato da un governo con riferimenti inventati dall’AI, e hanno dovuto rimborsare una parte del compenso. La fonte citata è l’unico modo che ha Marta di controllare in dieci secondi.

D’accordo. Ma questo è un giochino con dieci file. Il company brain vero dov’è?

Il giochino è il passaggio che quasi tutti saltano, e poi pagano. In un mese scopri tre cose che nessun preventivo ti può dire. Cosa piace alle persone: magari il riassunto della specifica vecchia in due minuti. Cosa vorrebbero che facesse e non fa: trovare il perché di una scelta, non solo il documento. E cosa non funziona: le risposte senza fonte, il materiale che manca, chi non aggiorna. Quelle tre risposte sono il capitolato del tuo company brain.

E chi la tiene in ordine, questa roba, dopo il mese?

Una persona con nome e cognome, dentro l’ufficio tecnico. Ogni progetto chiuso entra con la sua nota, e la nota entra solo quando lei l’ha approvata. Senza quel nome l’archivio muore in tre mesi, e non è colpa dello strumento: è che nessuno lo stava aspettando.

E a quel punto?

A quel punto vieni da me con un foglio scritto dalle tue persone, non con una sensazione. Si fa una valutazione dell’archivio, due minuti di domande per capire a che punto siete. Poi due sedute di un’ora con Paolo e Marta, registrate, per tirare fuori quello che hanno in testa e metterlo per iscritto. E da lì si costruisce l’archivio su misura, fatto per essere letto da qualunque strumento, Copilot oggi e un altro domani. E il prezzo, a quel punto, te lo dico su cose vere: quanti documenti, quante persone, cosa deve saper fare. Prima di quel mese sarebbe un progetto al buio, e i progetti al buio costano il doppio.

Paolo ha sessant’anni e non scrive una riga. Come lo convinco?

Non gli chiedere di scrivere. Gli chiedi di scegliere i dieci casi, di raccontare il perché a voce e di rileggere la nota che qualcun altro, o lo strumento, ha messo giù. Il suo nome resta sulla nota. Di solito chi non vuole scrivere vuole eccome essere quello che sa.

E se dopo il mese scopro che mi basta la cartella in ordine?

Hai risparmiato un progetto, e hai comunque dieci specifiche con il loro perché che prima non avevi. Non è un fallimento, è la risposta alla tua domanda di oggi.

In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Chiedi a Paolo quante volte questa settimana gli hanno chiesto «come abbiamo fatto l’ultima volta?», e scrivi il numero.

Quindi prima conto quante volte si va a bussare da Paolo, poi provo con Copilot su dieci progetti, e solo dopo parliamo di un archivio su misura.