Mi serve un company brain, o basta una cartella in ordine?

Ho una società di ingegneria, e le risposte migliori le sanno due persone: il capo dell’ufficio tecnico e la responsabile amministrativa. Mi dicono che mi serve un company brain. Ma che cos’è, e da dove comincio?

Un company brain è l’archivio dell’azienda scritto in modo che l’AI lo sappia leggere. Non c’è niente di misterioso: sono i vostri documenti, cioè specifiche di progetto, contratti, offerte, descrizioni dei ruoli, sistemati in modo che tu faccia una domanda e riceva la risposta, con accanto il documento da cui viene.

Guarda che una cartella condivisa ce l’abbiamo già. Il server è pieno.

Allora ti faccio un esempio. Un cliente vuole una penale per i ritardi di consegna. In amministrazione qualcuno si chiede se l’avete già accettata con altri, a che condizioni, e com’è andata a finire. Dove la trovi, questa risposta?

… Ce l’ha in testa la mia responsabile amministrativa. Se è in ferie, aspettiamo che torni.

Ecco. La cartella c’è, ma la risposta sta nella testa di una persona. Sul server trovi il contratto firmato, ma non trovi perché avete accettato quella clausola, né se poi ve ne siete pentiti. È quello il pezzo che manca.

Va bene, ma allora mi serve o no?

Dipende da due cose. Quel tipo di documento torna spesso, diciamo ogni mese o quasi? E oggi la risposta dipende da chi se la ricorda? Se sono vere tutte e due, ti serve. Se invece quel documento esce due volte l’anno, basta una cartella in ordine.

E il pezzo che manca, il company brain me lo dà da solo?

No, ed è proprio questo il punto. Il perché lo sa solo chi c’era. Il company brain è il posto dove quel perché viene scritto, riletto e tenuto in ordine; l’AI lo legge dopo.

D’accordo. Però io ho quindici anni di progetti alle spalle, e non posso fermare l’ufficio sei mesi per caricare tutto.

E infatti non devi. È l’errore che fanno quasi tutti: partono dal software, comprano una piattaforma nuova e ci caricano tutto lo storico. Passano i mesi e l’ufficio lavora come prima. Si comincia in piccolo, con un solo tipo di documento: uno che torna spesso, e dove ogni volta qualcuno chiede «come abbiamo fatto l’ultima volta?».

Da noi ce ne sono tanti. Le specifiche dei progetti, le clausole dei contratti, le offerte. E per il personale, le descrizioni dei ruoli e le risposte da dare a chi arriva.

Vanno bene tutti, ma ne prendi uno. Poi fai quello che chiamo il punto zero: dieci documenti di quel tipo, già chiusi, e per ognuno due o tre righe che dicono com’è andata e perché.

Solo dieci? Ne abbiamo centinaia.

Sì, dieci. Perché li scegli in un pomeriggio, e perché con dieci casi veri puoi già fare le domande che contano. Prendi l’ufficio tecnico: dieci progetti chiusi, con le loro specifiche, e per ognuno cosa avete scelto, com’è andato il cantiere e perché. Poi chiedi allo strumento: «in quali progetti abbiamo cambiato materiale in corsa, e perché?». Se i dieci casi hanno esiti diversi è ancora meglio, perché impari anche da quelli andati male.

E la nota chi la scrive? Il capo dell’ufficio tecnico non ha tempo. E detto tra noi, non ha nemmeno tanta voglia di mettere per iscritto quello che sa.

Lo capisco: quello che sa è il suo valore, e non vuole regalarlo a una cartella. Allora non gli chiedi di scrivere. Gli chiedi di scegliere i dieci casi e di raccontare il perché; scrive qualcun altro e lui rilegge. Il testo finale lo approva lui, e sulla nota resta il suo nome.

E per cominciare cosa devo comprare?

Niente. Usate lo strumento di AI che avete già, con l’account aziendale: una cartella, dieci documenti, dieci note. Non serve aprire un progetto con l’informatica.

Aspetta, e se l’AI si inventa qualcosa? Su una specifica, un dato sbagliato mi costa caro.

Hai ragione a preoccuparti. È già successo a una delle grandi società di consulenza: ha consegnato a un governo un rapporto con riferimenti inventati dall’AI, e ha dovuto rimborsare una parte del compenso. Per questo la regola è una sola: ogni risposta cita il documento da cui viene. Per esempio ti dice «nel progetto del magazzino avete cambiato fornitore per i tempi di consegna», e accanto c’è la nota da cui l’ha preso, così apri il documento e controlli. Se la risposta non cita un documento, non la usi, mai.

E di chi è tutto questo? Se domani cambio strumento?

È tuo. Sono file dell’azienda, che si leggono anche senza l’AI e che porti via quando vuoi. Se cambi strumento, i file restano dove sono.

Ti dico una cosa. Qualcosa di simile l’abbiamo già fatto: un consulente ci aveva messo in piedi un archivio, e dopo un anno era fermo.

Quasi sempre si ferma per lo stesso motivo: nessuno ne risponde. Quindi nomini una persona, con nome e cognome, che decide cosa entra e cosa no. E serve una sola abitudine: ogni documento chiuso entra con la sua nota, com’è andata e perché. Lo strumento di AI prepara la bozza, il responsabile la legge, la corregge e la approva, e solo allora entra. È un gesto da fare quando si chiude un documento, non un progetto in più.

E quel vecchio archivio lo butto via?

No. Quello che c’è scritto è materiale buono: lo riprendi quando ti serve, un tipo di documento alla volta.

E come faccio a capire se funziona?

Finito il punto zero, chi conosce quei documenti fa tre domande allo strumento, domande vere, di quelle che oggi farebbe a un collega. Se tutte e tre le risposte citano il documento giusto, vai avanti e aggiungi i documenti nuovi man mano che si chiudono. Altrimenti, prima sistemi le note.

Ma alla fine quanto tempo ci risparmio? Dammi un numero.

Un numero non te lo do, perché nel tuo ufficio non l’ho misurato e non voglio inventarlo. Ti posso promettere una cosa sola: la prossima volta che qualcuno chiede «come abbiamo fatto l’ultima volta?», la risposta non dipenderà da chi è in ufficio quel giorno.

Va bene. Allora oggi cosa faccio?

Una cosa sola. Scegli il tipo di documento che nel tuo ufficio torna più spesso, e chiedi a chi lo conosce meglio di indicarti dieci casi già chiusi.

Quindi oggi scelgo un tipo di documento, per me sono le specifiche dei progetti, e chiedo al capo dell’ufficio tecnico dieci progetti già chiusi. Il resto viene dopo.