Da quale ufficio parto con l’AI?

Dirigo le operazioni di un’azienda con sei o sette uffici, e tutti mi chiedono l’AI. Prima di spendere, come faccio a capire quale ufficio è pronto e quale no?

È la domanda giusta, e se la fanno in pochi. Quasi tutti trattano l’azienda come un blocco unico: lo stesso strumento a tutti, lo stesso giorno. E dopo tre mesi lo usano per riscrivere le email.

Noi Copilot l’abbiamo già dato a tutti, e non è andata male.

E in pratica cosa ci fanno?

… Email. Riassunti delle riunioni. Qualche traduzione.

Appunto. E non perché lo strumento sia scarso: è che non ha niente di vostro da leggere. Uno strumento vale quanto quello che riesce a leggere, ed è per questo che la preparazione conta più della tecnologia. Solo che la preparazione non è uguale in tutta l’azienda: ogni ufficio è a un livello diverso.

Livelli… Mi sembra un discorso da consulenti.

Sono cinque scene d’ufficio, le riconosci in un minuto. La prima la chiamo «Nella testa e nelle chat»: serve un’informazione e la si chiede a chi se la ricorda. Se quella persona è in ferie, si aspetta.

Allora sono gli acquisti. Il mio buyer sa a memoria quale fornitore consegna in ritardo, ma non è scritto da nessuna parte: sta tutto nelle sue chat.

Quindi gli acquisti stanno lì. La seconda scena è «Scritto ma fermo»: i file ci sono, ma nella cartella trovi «definitivo», «definitivo due», «definitivo vero». Nessuno la aggiorna, e nessuno sa quale versione vale.

Questo è l’ufficio tecnico. Il server è pieno di disegni e specifiche, e ogni progetto ha quattro versioni.

Succede quasi ovunque. La terza scena è «In ordine e vostro»: le cose importanti sono scritte in un posto solo, su file vostri, e c’è una persona che ne risponde, cioè decide cosa entra, cosa si butta e quale versione vale.

Forse l’amministrazione. Contratti, scadenze, fatture: è tutto in ordine, la responsabile ci tiene come a un figlio.

Bene. Poi ci sono le ultime due. «Si aggiorna e risponde»: fai una domanda e l’archivio ti risponde, dicendoti da dove viene la risposta. E «Lavora da solo»: gli strumenti tengono aggiornato l’archivio e lo usano nel lavoro di tutti i giorni. Queste due, per ora, lasciale stare.

Quindi ho tre uffici su tre livelli diversi.

Sì, e quasi certamente la maggior parte delle tue aree sta nei due livelli più bassi, come nella gran parte delle aziende. Non è un giudizio, è il punto di partenza normale. Il guaio è non saperlo, e comprare per tutti come se foste più avanti.

Va bene. Ma una volta fatta questa diagnosi, cosa cambia?

Cambia quello che dai a ogni area. Alle aree nei due livelli più bassi dai solo la chat di AI aziendale, per scrivere, riassumere, tradurre. E in più chiedi una procedura scritta, una sola.

Una procedura? Il mio buyer non scrive manuali, mi ride in faccia.

Non un manuale, una pagina: chi fa cosa, in che ordine, cosa si controlla. E ogni «dipende» va scritto come «se succede questo, fai quello». Per gli acquisti, per esempio: «se un fornitore ritarda più di sette giorni, si chiama il secondo della lista e si avvisa il capo commessa». La scrive lui, perché è lui che la sa. Tu gli chiedi solo di tirarla fuori dalle chat.

E per l’ufficio tecnico?

Lo stesso: una pagina su come si chiude una revisione di progetto e su quale versione diventa quella valida. Già solo così, la cartella dei quattro «definitivo» smette di crescere.

E l’amministrazione?

Lì il lavoro si fa già sui documenti, quindi è da lì che parti con l’archivio che l’AI sa leggere: contratti, scadenze, eccezioni di pagamento, in file vostri. È il primo ufficio dove lo strumento può rispondere con i vostri documenti, invece che con frasi generiche.

Aspetta un attimo. Così la mia responsabile amministrativa, che è la più brava, si ritrova anche l’archivio sulle spalle. Mi dirà che la punisco perché lavora bene.

Allora diglielo tu, prima. Non le chiedi di rifare niente: le chiedi di decidere cosa entra e quale versione vale, cioè quello che fa già. E sei tu a dire agli altri uffici che il suo ordine è il modello da seguire.

E quanto mi costa? Il budget dell’anno prossimo lo chiudo a novembre.

Il primo passo non si compra. Elencare le aree, scegliere la scena, scrivere una pagina di procedura: sono ore delle persone, non licenze. Chi ti propone un software come primo passo ti sta vendendo il passo sbagliato. Lo strumento arriva dopo, ed è la parte facile.

Ti dico la verità: due anni fa un progetto di digitalizzazione l’ho già fatto. Cartelle nuove, un programma per i documenti. E non si è mosso niente.

Scommetto che era uguale per tutti gli uffici, e che non c’era una persona che ne rispondesse, area per area. Una cartella che nessuno aggiorna dà una falsa sicurezza: ti sembra di avere il sapere in mano, e lo strumento non ci trova niente di utile. Questa volta non rifai tutto: guardi a che punto sei, ufficio per ufficio.

E il personale? Anche lì mi chiedono l’AI.

Stessa diagnosi. Se i contratti sono in ordine ma le risposte per chi arriva girano in chat, il personale sta in basso. Quindi chat aziendale, e una pagina su cosa riceve chi arriva il primo giorno, e da chi.

Se dovessi dirmi una cosa sola che blocca tutto?

Le procedure non scritte. Se il modo in cui fate il lavoro non è scritto da nessuna parte, nessuno strumento lo può seguire: quando trova un «dipende», si ferma, oppure decide a caso.

Quindi non parto dall’ufficio che si lamenta di più.

No, parti dall’ufficio che lavora già sui documenti. Gli altri li prepari, con poco.

E oggi cosa faccio?

Una cosa sola. Scrivi su un foglio le aree della tua azienda e, accanto a ognuna, la scena delle cinque che le somiglia di più.

Quindi oggi prendo un foglio, scrivo acquisti, ufficio tecnico, amministrazione e gli altri, e accanto a ognuno la sua scena. Dove c’è «In ordine e vostro», so da dove partire.