Da quale ufficio parto con l’AI?

Dirigo le operazioni di un’azienda con sei o sette uffici, e tutti mi chiedono l’AI. Non posso partire ovunque insieme. Da quale ufficio comincio?

Prima di risponderti ti chiedo una cosa. Uno strumento di AI aziendale ce l’avete già? E se sì, cosa ci fanno le persone, in pratica?

Copilot, l’abbiamo dato a tutti l’anno scorso. Ci scrivono le email, riassumono le riunioni, qualche traduzione.

Questo è un dato utile, non una delusione. Lo strumento fa quello che può con quello che trova: se non c’è niente di vostro da leggere, scrive email. Quindi la domanda non è quale ufficio è più entusiasta, ma quale ha qualcosa di scritto da fargli leggere. Partiamo dagli acquisti. Quando serve sapere quale fornitore consegna in ritardo, cosa succede?

Si chiede a Franco, il buyer. Lo sa a memoria. Sta tutto nelle sue chat con i fornitori.

E se Franco è in ferie?

Si aspetta. Oppure si telefona al fornitore e si spera.

Allora gli acquisti stanno nella prima di cinque scene che uso per la diagnosi. La chiamo «Nella testa e nelle chat»: per sapere una cosa si chiede a chi se la ricorda. Ufficio tecnico: se ti serve la specifica valida di un progetto chiuso, la trovi?

La trovo, il server è pieno. Il guaio è che ce ne sono quattro versioni. «Definitivo», «definitivo due», «definitivo vero».

E chi decide quale vale?

Nessuno, in pratica. Si chiede al progettista che l’ha fatta, se c’è ancora.

Seconda scena: «Scritto ma fermo». I file ci sono, ma nessuno li aggiorna e nessuno sa quale versione vale. E l’amministrazione? Se ti serve la scadenza di un contratto, a chi la chiedi?

A nessuno, la apro. È tutto nella cartella dei contratti, e la responsabile ci tiene come a un figlio. Se cambia qualcosa, la aggiorna lei.

Questa è la terza scena, «In ordine e vostro»: le cose importanti stanno in un posto solo, su file vostri, e una persona ne risponde. Ce ne sono altre due, «Si aggiorna e risponde» e «Lavora da solo», dove l’archivio risponde citando la fonte e si tiene aggiornato quasi da sé. Per ora lasciale stare. Di solito la maggior parte delle aree sta nelle prime due, e non è un giudizio: è il punto di partenza normale.

Quindi parto dall’amministrazione. Ma sono quelli che si lamentano meno. Gli acquisti mi tirano per la giacca ogni settimana.

E quello che chiedono gli acquisti, lo strumento dove lo andrebbe a leggere?

… Nelle chat di Franco, immagino.

Appunto. Uno strumento vale quanto quello che riesce a leggere. Se lo metti sugli acquisti oggi, trova un «dipende» che nessuno ha scritto e si ferma, oppure decide a caso. E fra un mese mi dici che l’AI non funziona. In amministrazione, invece, trova documenti in ordine e una persona che dice quale versione vale. È lì che l’archivio che l’AI sa leggere si mette in piedi per primo.

E agli acquisti cosa dico? Aspettate il vostro turno?

No. Agli acquisti e all’ufficio tecnico dai la chat aziendale che avete già, per scrivere, riassumere, tradurre. E chiedi una cosa sola in più: una procedura scritta in una pagina. Chi fa cosa, in che ordine, cosa si controlla, e ogni «dipende» scritto come «se succede questo, fai quello».

Franco non scrive manuali. Mi ride in faccia.

Non ti chiedo un manuale. Pensa a una regola come questa: «se un fornitore ritarda più di sette giorni, si chiama il secondo della lista e si avvisa il capo commessa». Quante regole così ha in testa Franco, a occhio?

Una ventina, forse. Le ripete sempre uguali.

Allora sono venti righe, e le può dettare a voce nella chat e poi rileggerle. Per l’ufficio tecnico la pagina dice come si chiude una revisione e quale versione diventa quella valida: già così la cartella dei quattro «definitivo» smette di crescere. E c’è un vantaggio che non si vede subito. Usando la chat per qualche mese, scoprono cosa gli piace, cosa manca e cosa non funziona. Quando toccherà a loro, il passo su misura lo fai con quelle risposte in mano, non al buio.

Aspetta. La mia responsabile amministrativa, che è la più brava, si ritrova anche l’archivio sulle spalle. Mi dirà che la punisco perché lavora bene.

Cosa le chiederesti di fare, in concreto, che non faccia già?

… Decidere cosa entra e quale versione vale. Che è quello che fa.

Esatto. Diglielo tu, prima che glielo dica qualcun altro, e di’ agli altri uffici che il suo ordine è il modello da seguire.

E quanto mi costa tutto questo? Il budget dell’anno prossimo lo chiudo a novembre.

Il primo passo non si compra. Elencare gli uffici, scegliere la scena, scrivere una pagina: sono ore di persone, non licenze. Chi ti propone un software come primo passo ti vende il passo sbagliato.

Ti dico la verità: due anni fa abbiamo fatto un progetto di digitalizzazione. Cartelle nuove, un programma per i documenti. Non si è mosso niente. Perché stavolta dovrebbe andare diversamente?

Com’era organizzato? Uguale per tutti gli uffici, o ufficio per ufficio?

Uguale per tutti. Ce l’ha installato il fornitore in un mese.

E chi ne rispondeva, area per area?

Nessuno, a dire il vero.

Ecco perché. Una cartella che nessuno aggiorna ti dà una falsa sicurezza: sembra che il sapere ci sia, e lo strumento non ci trova niente di utile. Stavolta non rifai tutto. Guardi a che punto è ogni ufficio, e a ognuno dai il passo che può reggere, con un nome accanto.

E il personale? Anche lì me la chiedono.

Stessa domanda: chi arriva il primo giorno, le risposte dove le trova?

Le chiede ai colleghi. I contratti sono in ordine, ma il resto gira in chat.

Allora il personale sta in basso: chat aziendale, e una pagina su cosa riceve chi arriva, e da chi.

In pratica, oggi cosa faccio?

Una cosa sola. Scrivi su un foglio le aree della tua azienda e, accanto a ognuna, la scena delle cinque che le somiglia di più.

Quindi prendo un foglio, scrivo acquisti, ufficio tecnico, amministrazione, personale e gli altri, e accanto a ognuno la sua scena. Dove trovo «In ordine e vostro» so da dove partire; agli altri do la chat e chiedo una pagina.