Posso caricare questo documento su ChatGPT?

Ho qui il capitolato tecnico di un cliente, sessanta pagine da leggere entro venerdì. Lo carico su ChatGPT e mi faccio fare il riassunto. Posso farlo o no?

Prima dimmi due cose. Con quale account lo caricheresti?

Con il mio, dal telefono. Ho la versione a pagamento, la pago io.

E in azienda avete uno strumento con account aziendale?

Sì, Copilot, con Microsoft. Ma ChatGPT lo conosco meglio.

Teniamolo a mente, ci torniamo. Seconda cosa: dentro il capitolato ci sono dati di clienti o di dipendenti?

È un capitolato tecnico: misure, materiali, tolleranze. Di persone non ce ne sono.

Apri l’ultima pagina.

… I referenti del cliente. Dodici nomi, con cellulare e mail.

E la prima?

L’accordo di riservatezza che abbiamo firmato per avere i documenti.

Ecco le due domande da farti prima di caricare qualunque cosa. Ci sono dati di clienti o dipendenti? Ci sono informazioni riservate? Se sono due no, vai: è il caso più comune. Qui sono due sì.

Scusa, ma in ufficio lo fanno tutti, ogni giorno. E il riassunto viene pure bene.

Viene benissimo. Il problema è dove finisce il documento. Con l’account personale, quello che carichi può essere conservato e usato per addestrare lo strumento. Che tu paghi non cambia niente: conta l’account, non il prodotto. E se l’accordo vieta di passare il documento a terzi, uno strumento esterno è un terzo.

Allora uso Copilot aziendale e sono a posto.

Per l’account sì, se c’è il contratto sui dati e l’addestramento è disattivato: fattelo confermare da chi gestisce gli strumenti. Ma due cose restano. L’accordo può vietare il trattamento da parte di terzi anche se lo strumento è aziendale. E il responsabile dei dati che carichi resti tu, non il fornitore. I cellulari di dodici persone li avresti caricati tu.

Allora non carico più niente. Faccio prima a leggermelo.

Aspetta, il punto non è smettere. Quando le due domande dicono sì, o hai un dubbio, ne fai altre quattro. Te le faccio sul tuo capitolato. Che dati tocca: pubblici, interni, personali o riservati?

Personali e riservati, a questo punto.

È la risposta più grave. Quanto fa da solo lo strumento: ti suggerisce e decidi tu, o agisce per conto suo?

Mi fa un riassunto, e poi decido io.

La più lieve. Se sbaglia, quanto danno fa: un fastidio, un costo o un danno legale?

Se salta una tolleranza, in officina facciamo pezzi fuori misura e li rifacciamo. Un costo, e serio.

Una di mezzo. Ultima: incide su decisioni che riguardano persone?

Un riassunto tecnico, no.

Qui no. Ma se l’ufficio del personale carica le schede dei colloqui per farsi dire chi assumere, sì, e lì non decidi con lo strumento: ti fai affiancare da chi segue privacy e questioni legali. E non si fanno somme: basta una risposta al livello più grave e il rischio è alto. Il capitolato, così com’è, non si carica.

E il riassunto per venerdì?

Si fa, in un altro modo. Togli l’ultima pagina con i referenti, poi guardi cosa resta e lo metti in uno di quattro livelli: pubblico, interno, riservato, coperto da segreto. Le condizioni generali sul sito del cliente sono pubbliche; la tua presentazione per il consiglio è interna. Queste si caricano negli strumenti autorizzati, con l’account aziendale. … Il capitolato è riservato: si carica solo dopo che il responsabile commerciale ha aperto l’accordo e verificato che non lo vieti. Il segreto, mai. E vale anche per il testo: tre paragrafi copiati nella chat sono un caricamento.

Il mio commerciale ci mette una settimana a leggere un accordo.

Quanti accordi di riservatezza avete aperti, oggi?

Non tanti. Sei o sette clienti.

Allora è un pomeriggio, fatto una volta sola. Segna quali vietano il trattamento da terzi, e da lì in poi la risposta la sai prima di aprire il file.

E i nostri metodi? Il foglio con cui calcoliamo i prezzi, i modelli di documento messi a punto in vent’anni. Lì non ci sono persone, e non sono di un cliente.

Chi li vede, oggi, dentro l’azienda?

Io, il commerciale e l’amministrazione. Gli altri no.

Allora sono una categoria a sé: il saper fare dell’azienda. Non sono dati personali, ma a un concorrente valgono più di un elenco di nomi. Li proteggi su due fronti. Verso il fornitore: solo piano aziendale, con un contratto che escluda l’addestramento e ti permetta di cancellare i dati. E dentro l’azienda: gli spazi condivisi, cioè le cartelle comuni dentro lo strumento, hanno i permessi come le cartelle normali. Se oggi il foglio dei prezzi lo vedete in tre, nello strumento lo vedono gli stessi tre.

Mi sembra tanta burocrazia per un riassunto.

Per il riassunto di venerdì è una pagina tolta e una telefonata. Per il resto fai così: per qualche settimana lavorate con quello che passa già, i documenti pubblici e interni, e la persona a cui chiedere «posso caricarlo?» annota i casi dubbi. Così capisci cosa vi serve davvero e dove vi fermate. Poi scrivi la pagina dei quattro livelli con i vostri documenti come esempio, non con quelli di un manuale.

Non faccio prima a vietare tutto?

È la mossa peggiore. Il lavoro da fare resta, e la gente torna al telefono con l’account personale. Meglio dire chiaro cosa si carica, e avere una persona con nome e cognome per i dubbi.

Va bene. Dimmi una cosa sola da fare oggi.

Prima di caricare il prossimo documento, chiediti se contiene dati di clienti o di dipendenti.

Quindi prima di caricare qualsiasi cosa guardo se ci sono nomi, recapiti o dati di clienti e dipendenti. Se ci sono mi fermo e li tolgo, e solo dopo mi chiedo se il resto è riservato.