Posso caricare questo documento su ChatGPT?

Ho qui il capitolato tecnico di un cliente. Sessanta pagine, da leggere entro venerdì. Lo carico su ChatGPT e mi faccio fare il riassunto. Posso, sì o no?

Dipende da cosa c’è dentro. E lo capisci in trenta secondi, senza chiamare nessuno.

Trenta secondi li ho. Cosa guardo?

La prima domanda è sempre la stessa. Prima di caricare un documento chiediti se contiene dati di clienti o dipendenti.

È un capitolato tecnico. Misure, materiali, tolleranze. Persone non ce ne sono.

Vai all’ultima pagina.

… L’elenco dei referenti del cliente. Dodici nomi, con cellulare e mail.

Ecco. Dati di persone, e per giunta di un’altra azienda. E in prima pagina cosa c’è?

L’accordo di riservatezza che abbiamo firmato per avere i documenti.

Allora hai due problemi nello stesso file. Dati di persone. E un documento riservato.

Va bene. Però, scusa: tanto lo fanno tutti. In ufficio lo fanno ogni giorno.

Lo so. Ed è proprio questo l’errore comune. Uno ha fretta, apre l’app sul telefono, dal suo account personale, e carica il file. Il riassunto arriva in un minuto. Ed è pure fatto bene.

E quindi dov’è il problema?

Il problema è che il documento è uscito dall’azienda. Su un account personale quello che carichi può essere trattenuto e usato per addestrare lo strumento. Da quel momento non lo controlli più.

Ma è la versione a pagamento. La pago io, di tasca mia.

Non cambia niente. Conta l’account, non il prodotto. L’account personale è vietato anche se il prodotto è identico a quello aziendale. Quello che carichi segue le regole dell’account che usi, non quelle del programma.

E con l’account aziendale sono a posto?

Sull’account sì, se l’azienda ha firmato il contratto sui dati con il fornitore e l’addestramento sui vostri dati è spento. Ma c’è una cosa che nessun fornitore ti toglie.

Cioè?

Anche quando usi un servizio in regola, il responsabile dei dati che carichi resti tu. Non il fornitore. Se carichi i cellulari di dodici persone, li hai caricati tu.

E l’accordo di riservatezza? Con l’account aziendale lo rispetto, no?

Non sempre. Alcuni accordi vietano il trattamento da parte di terzi. E uno strumento esterno è un terzo. Anche quello aziendale. Anche quello pagato bene.

Allora non carico più niente. Faccio prima a leggermelo.

No, aspetta. Il punto non è smettere. Ti do quattro domande, e vedrai che quasi sempre la risposta è: vai.

Quattro. Dimmele.

La prima: che dati tocca? Pubblici, interni, oppure personali e riservati.

Il mio capitolato? Personali e riservati.

Questa è la risposta più grave. La seconda: quanta autonomia ha lo strumento? Ti suggerisce e decidi tu, oppure decide e agisce da solo?

Mi fa un riassunto. Decido io.

Qui la risposta è la più lieve. La terza: quanto danno fa se sbaglia? Un fastidio che correggi subito, un costo, o un danno legale?

Se il riassunto salta una tolleranza, in officina facciamo pezzi fuori misura e li rifacciamo. Direi un costo, e serio.

Una risposta di mezzo. La quarta: incide su decisioni che riguardano persone?

Per un riassunto tecnico, no.

Qui no. Ma pensa all’ufficio del personale. Se carica le schede dei colloqui per farsi dire chi assumere, sì. E lì non decidi con lo strumento: ti fai affiancare da chi segue privacy e legale.

E poi come faccio il conto?

Non fai somme. Basta una sola risposta, la più grave, e il rischio è alto. Il tuo capitolato ce l’ha già alla prima domanda. Quindi così com’è non entra.

E allora cosa posso caricare?

Tanto. Pensa ai documenti in quattro livelli. Pubblico, interno, riservato, coperto da segreto.

E il mio capitolato, in quale livello sta?

Parti da quello che hai intorno. Le condizioni generali pubblicate sul sito del cliente sono pubbliche. La bozza della tua presentazione per il consiglio è interna. Questi due entrano negli strumenti autorizzati, dall’account aziendale. … Il capitolato, con quell’accordo, è riservato. E il riservato entra solo dopo che chi lo possiede ha verificato che nessun contratto lo vieti. Qui è il responsabile commerciale: apre l’accordo e controlla. Quello coperto da segreto, invece, non entra. … E attenzione: vale anche per il testo che digiti, non solo per i file. Se copi tre paragrafi del capitolato nella chat, è come averlo caricato.

D’accordo. Ma il riassunto per venerdì mi serve lo stesso.

Allora fai così. Le condizioni generali, che sono pubbliche, le carichi subito. Dal capitolato togli l’ultima pagina con i referenti. Poi chiedi al responsabile commerciale se l’accordo permette il trattamento da terzi. Se sì, carichi il resto dall’account aziendale. Se no, lo leggete voi.

E i nostri metodi? Il foglio con cui calcoliamo i prezzi, i modelli di documento che abbiamo affinato in vent’anni. Lì non ci sono persone, e non sono di un cliente.

Ed è la cosa che quasi tutti dimenticano. Il vostro saper fare è una categoria a sé: il metodo che vi fa vincere i clienti, la logica dei prezzi, i modelli interni. Non è un dato personale. Ma se esce, a un concorrente vale più di un elenco di nomi. Lo proteggi da due lati.

Quali?

Dal lato del fornitore: entra solo nel piano aziendale, con scritto nel contratto che i vostri dati non servono ad addestrare lo strumento, e che puoi cancellarli quando vuoi. … E dentro l’azienda: non tutti i colleghi devono vedere come fai i prezzi. Gli spazi condivisi dello strumento hanno i permessi, come le cartelle. Decidi tu chi vede cosa.

E in pratica? Lunedì cosa cambio in azienda?

Poche cose. Tu scrivi una pagina con i quattro livelli, e per ognuno un documento vostro come esempio. Chi gestisce gli strumenti controlla che tutti lavorino dall’account aziendale, con l’addestramento spento, e che gli spazi condivisi abbiano i permessi giusti. Il responsabile commerciale segna quali accordi vietano il trattamento da terzi.

E se uno ha un dubbio?

Scegli una persona a cui chiedere «posso caricarlo?». Una, con nome e cognome. Se non c’è un posto dove chiedere, la gente non chiede. Carica e basta.

Non era più semplice vietare tutto?

È la mossa peggiore. Il lavoro da fare resta lì, e la gente trova un’altra strada, dal telefono. Meglio dire chiaro cosa entra e cosa no.

Va bene. Una cosa sola, da fare oggi.

Prima di caricare il prossimo documento, chiediti se contiene dati di clienti o dipendenti.

Quindi, prima di caricare qualsiasi cosa, guardo se dentro ci sono nomi o dati di clienti o di dipendenti. Se ci sono, mi fermo e li tolgo.