Di chi è il sapere che metto nell’AI?

Te lo chiedo da titolare. Il mio team usa l’AI tutti i giorni: ci carica documenti, ci scrive istruzioni, corregge le risposte. Tutto quel lavoro… di chi è? E se domani cambio fornitore, me lo porto via?

È la domanda giusta, e quasi nessuno la fa quando compra lo strumento.

Be’, la faccio adesso. Ma è scritto nel contratto, no? Che i dati sono miei.

Il contratto può dire che i dati sono tuoi, ma essere tuoi e poterli usare sono due cose diverse. … La domanda vera è un’altra: quello che il team mette dentro resta nello strumento del fornitore, oppure sta in file che puoi leggere, controllare e portare via?

Detta così mi sembra una sottigliezza.

Ti faccio un esempio. Un’azienda usa lo stesso strumento di AI da due anni. Dentro ci sono tremila conversazioni e cinquecento documenti caricati, più tutte le correzioni del team: «questo cliente vuole i prezzi così», «questa clausola non la accettiamo mai».

Quindi lo strumento è diventato bravo.

Bravissimo. Poi cambia il prezzo, o arriva un’offerta migliore, e decidono di cambiare. Chiedono di esportare tutto e ricevono un archivio enorme che nessuno in azienda sa leggere.

Ma i dati ci sono.

I documenti forse sì. Quello che lo strumento aveva imparato no: le regole, le correzioni, il modo in cui rispondeva. Quello non l’hanno mai visto, e resta dal fornitore.

E quello che ne è uscito? Le risposte, le bozze che l’AI ci ha scritto in due anni?

Stesso discorso. Quelle che il team ha salvato in una cartella dell’azienda restano vostre, e le usate dove volete. Quelle rimaste solo nelle conversazioni dello strumento le ritrovi finché resti lì. Conta dove le tieni, non chi le ha scritte.

E le cose che abbiamo costruito lì dentro? Lo spazio dove il team lavora insieme, le istruzioni salvate, gli assistenti che ci siamo fatti su misura.

Quello è il rischio vero del cambio, e quasi nessuno lo mette in conto. Sono costruite nel formato di quel fornitore, e in un altro non si spostano. Il giorno che cambi, le rifai da capo, a memoria.

Io questo strumento lo voglio rivedere tra tre mesi. Non sono sicuro di tenerlo.

Allora fai così fin dal primo giorno: ogni istruzione che funziona e ogni modello di documento hanno la loro copia originale in un file dell’azienda. Nello strumento incolli la copia, e se cambi la incolli nel nuovo. Ci perdi un pomeriggio, non sei mesi.

E se alla fine lo tengo, il problema non c’è più.

No. Per averlo non serve cambiare fornitore: basta che un cliente, o un revisore, ti chieda dove sono i dati e cosa ha imparato il sistema.

E io cosa rispondo?

Se rispondi «non lo so, è dentro il fornitore», non regge. Chi ne risponde sei tu, non il fornitore.

Adesso mi fai preoccupare. Devo buttare via tutto?

No, e non devi nemmeno smettere di usare l’AI: devi solo tenere il sapere in casa tua.

E in pratica cosa vuol dire?

Guarda due cose. La prima è dove stanno i dati: dentro il sistema di un fornitore, o in un posto che controlli tu. La seconda è se puoi vedere cosa lo strumento ha imparato. Se è tutto automatico e non vedi niente, non lo controlli.

E l’alternativa qual è?

La stessa conoscenza, tenuta in file dell’azienda: una cartella vostra, con i documenti, le regole e le decisioni scritte. File normali, che qualsiasi strumento sa leggere. L’AI lavora sopra quei file, e il giorno che cambi fornitore il nuovo strumento legge gli stessi file. Non riparti da zero.

Mi sembra più lavoro.

Un po’ di disciplina sì, perché qualcuno deve tenere quei file aggiornati. La memoria automatica del fornitore invece è comoda: non fai niente e funziona subito. Ma non vedi cosa ha imparato, sta dove decide il fornitore, e se cambi strumento te la lasci alle spalle.

Quindi mi stai dicendo che la memoria del fornitore è sbagliata.

No. Per un piccolo team, senza dati sensibili, può bastare, e se ti basta non ti vendo complicazioni. … Diventa importante quando almeno una di queste cose è vera: hai dati sensibili, lavori in un settore con regole strette, oppure devi poter dimostrare cosa l’AI ha imparato.

E se non ho niente di tutto questo?

Ci sono altri due casi: se usi più strumenti e non vuoi restare legato a uno solo, o se vuoi che il sapere resti in azienda quando cambiano le persone.

E se prendo un fornitore europeo sono a posto?

Non basta che il fornitore sia europeo invece che americano. Devi sapere dove vanno i dati, e l’archivio deve restare vostro, in file che possedete. Un fornitore europeo con un archivio che non sai leggere ti lascia lo stesso problema.

D’accordo. In pratica cosa chiedo, e a chi? Al fornitore o ai miei?

Cinque domande, come le faresti in riunione. Se domani cambio strumento, il sapere viene con me? Posso vedere e correggere quello che l’AI sa della mia azienda? C’è un posto solo dove sono scritte le decisioni e lo stato dei lavori? So chi ha accesso e chi decide? Se una persona se ne va, il sapere resta?

E se non so rispondere?

Se a più di una rispondi «non lo so» oppure «sta dentro lo strumento», il sapere della tua azienda è in affitto. Non è un dramma: almeno adesso lo sai.

E chi lo tiene aggiornato, questo archivio? Io non ho tempo, e non ho una persona libera.

Serve un nome, non un reparto: una persona che tiene la cartella in ordine e ne risponde. Di solito è il responsabile di funzione, perché sa cosa è vero oggi. Non ci passa le giornate: aggiorna quando cambia una regola o una decisione.

E l’IT cosa fa?

Una cosa semplice. Chiede al fornitore dove stanno i dati e si fa dare il contratto sui dati. Poi fa una prova di esportazione.

Cioè?

L’IT esporta un mese di lavoro, e tu apri il file. Se nessuno in azienda lo sa leggere, lo scopri adesso, non fra due anni con tremila conversazioni dentro.

E se il file lo sanno leggere solo quelli dell’IT?

Allora non è ancora davvero vostro, perché il sapere dell’azienda deve poterlo leggere chi lo usa. Ed è la cosa da fare oggi. … Chiedi a chi gestisce il vostro strumento di AI di esportare un mese di lavoro e apri il file.

Quindi oggi chiamo chi segue il nostro strumento, mi faccio esportare un mese di lavoro e provo a leggerlo. Se non ci riesco, ho capito di chi è davvero il nostro sapere.