Di chi è il sapere che metto nell’AI?

Sono il titolare di un’azienda di impianti, una cinquantina di persone. Da due anni il mio team usa ChatGPT tutti i giorni: ci carica documenti, ci scrive istruzioni, corregge le risposte. Tutto quel lavoro è mio? E se domani cambio fornitore, me lo porto via?

Prima di risponderti voglio sapere cosa c’è dentro davvero. Concretamente, cosa ci avete costruito in due anni?

Un po’ di tutto. I modelli per i preventivi di manutenzione, le istruzioni per scrivere i rapportini degli interventi, e un assistente che risponde ai tecnici sulle schede degli impianti. L’ha fatto Luca, il responsabile tecnico.

E la copia originale di quelle istruzioni dove sta? In una cartella vostra, o solo lì dentro?

Lì dentro. Luca le ha scritte direttamente nello strumento. Ma il contratto dice che i dati sono nostri, questo l’ho controllato.

Il contratto dice che sono tuoi, ma essere tuoi e poterli usare altrove sono due cose diverse. Quello che avete costruito sta in tre posti: lo spazio condiviso, cioè l’area di lavoro comune del team; la libreria delle istruzioni, cioè le istruzioni salvate per tutti; e l’assistente di Luca. Sono fatti nel formato di quel fornitore. Se passi a Copilot o a Claude, non si spostano: Luca li rifà a memoria.

Be’, li rifà. Sarà un paio di giorni.

Luca è ancora da voi?

Sì, ma ha cinquantotto anni. Tra qualche anno va in pensione.

Ecco la parte che nessuno mette in conto. Oggi quelle istruzioni le sa rifare lui, perché le ha in testa. Il giorno che se ne va, stanno solo dentro lo strumento di un fornitore, e se cambi non le ritrovi. Terza domanda: avete mai provato a esportare quello che c’è dentro?

No. Non ci ho mai pensato.

Allora non ti do un’opinione, ti propongo una prova, con lo strumento che avete già. Chiedi a chi lo gestisce di esportare un mese di lavoro, e il file lo apri tu. In un’ora scopri tre cose: cosa esce in un formato che sapete leggere, cosa esce in un formato che nessuno in azienda sa usare, e cosa non esce affatto. Di solito le conversazioni escono, le istruzioni salvate e l’assistente no, o escono in un modo che serve solo a quello strumento.

Mi sembra una perdita di tempo. Io ChatGPT non lo voglio cambiare, funziona.

Allora tienilo. La prova non serve a cambiare, serve a sapere. Il problema lo hai anche se resti: basta che un cliente importante, o un revisore, ti chieda dove stanno i dati e cosa ha imparato il sistema. Se rispondi «non lo so, è dentro il fornitore», non regge. Chi ne risponde sei tu.

E se prendo un fornitore europeo, sono a posto?

Ti aiuta a sapere dove vanno i dati, ma non ti risolve l’uscita. Un fornitore europeo con un archivio che non sai leggere ti lascia lo stesso problema. Per questo ti faccio fare cinque domande ai tuoi responsabili, in riunione. Se cambio strumento, il sapere viene con me? Posso vedere e correggere quello che l’AI sa di noi? C’è un posto solo dove sono scritte le decisioni e lo stato dei lavori? So chi ha accesso e chi decide? Se una persona se ne va, il sapere resta?

Alla terza e alla quinta ti rispondo già adesso: non lo so.

Allora il sapere della tua azienda, oggi, è in affitto. Non è un dramma, e non devi smettere di usare l’AI. Per un piccolo team senza dati sensibili può anche bastare. Ma tu hai schede di impianti di clienti, e un uomo chiave che tra qualche anno va in pensione.

E cosa cambia, in pratica? I miei non li convinco a tenere due copie di tutto.

Non due copie di tutto: la copia originale delle cose che hanno funzionato. Luca scrive l’istruzione per i rapportini in un file nella cartella dell’azienda, e nello strumento incolla quella. Se la migliora, la migliora nel file. Il giorno che cambi strumento, la incolli nel nuovo: ci perdi un pomeriggio, non sei mesi. E se pensi di rivedere lo strumento tra due o tre mesi, lo fai dal primo giorno.

E quanto mi costa, tutta questa storia?

La prova, niente: un’esportazione e un’ora per aprire il file. Le copie originali, qualche ora di Luca la prima volta, perché sono una ventina di istruzioni e tre o quattro modelli, non trecento documenti. Quello che costa è non averle: il giorno che cambi strumento, o che Luca non c’è, le rifai da capo e nel frattempo i rapportini li scrive ognuno a modo suo.

E chi tiene in ordine questa cartella? Io non ho tempo.

Serve un nome, non un reparto. Di solito il responsabile di funzione, perché sa cosa è vero oggi. Non ci passa le giornate: aggiorna quando cambia una regola o un’istruzione.

E dopo la prova, cosa decido?

Dipende da cosa trovi nel file. Se quasi tutto esce leggibile e le copie originali stanno in casa, tieni ChatGPT e hai chiuso il problema. Se dal file manca proprio quello che conta, le istruzioni e le correzioni di due anni, allora ha senso portare il sapere in un archivio di file vostri, che ChatGPT, Copilot o Claude leggono allo stesso modo. Ma quella decisione la prendi con il file davanti, non con la paura.

In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Chiedi a chi gestisce il vostro strumento di AI di esportare un mese di lavoro e apri il file.

Quindi oggi mi faccio esportare un mese di lavoro e provo a leggerlo io. Se le istruzioni di Luca non ci sono, so da dove cominciare.