Posso caricare questo documento su ChatGPT?

Ho qui il capitolato tecnico di un cliente, sessanta pagine da leggere entro venerdì. Lo carico su ChatGPT e mi faccio fare il riassunto. Posso farlo o no?

Dipende da cosa c’è dentro. Ma lo capisci in trenta secondi, senza chiamare nessuno.

Trenta secondi li ho. Cosa devo guardare?

La prima domanda è sempre la stessa: prima di caricare un documento, chiediti se contiene dati di clienti o di dipendenti.

È un capitolato tecnico: misure, materiali, tolleranze. Di persone non ce ne sono.

Guarda l’ultima pagina.

… C’è l’elenco dei referenti del cliente. Dodici nomi, con cellulare e mail.

Ecco, dati di persone, e per giunta di un’altra azienda. E in prima pagina cosa c’è?

L’accordo di riservatezza che abbiamo firmato per avere i documenti.

Allora nello stesso file hai due problemi: dati di persone e un documento riservato.

Va bene, ma scusa: in ufficio lo fanno tutti, ogni giorno.

Lo so, ed è proprio l’errore più comune: uno ha fretta, apre l’app sul telefono con il suo account personale e carica il file. Il riassunto arriva in un minuto, ed è pure fatto bene.

E allora dov’è il problema?

Che il documento è uscito dall’azienda. Con un account personale, quello che carichi può essere conservato e usato per addestrare lo strumento, e da quel momento non lo controlli più.

Guarda che è la versione a pagamento. La pago io, di tasca mia.

Non cambia niente: conta l’account, non il prodotto. Quello che carichi segue le regole dell’account che usi, quindi il personale è vietato anche se il programma è identico.

E con l’account aziendale sono a posto?

Per l’account sì, se c’è il contratto sui dati con il fornitore e l’addestramento è disattivato. Però c’è una cosa che nessun fornitore ti toglie.

Cioè? Se il contratto c’è, la responsabilità è sua.

No. Anche quando usi un servizio in regola, il responsabile dei dati che carichi resti tu, non il fornitore. Se carichi i cellulari di dodici persone, li hai caricati tu.

E l’accordo di riservatezza? Con l’account aziendale lo rispetto, no?

Non sempre. Alcuni accordi vietano che i documenti siano trattati da terzi, e uno strumento esterno è un terzo, anche quello aziendale e pagato bene.

Allora non carico più niente. Faccio prima a leggermelo da solo.

No, aspetta, il punto non è smettere. Ti do quattro domande, e vedrai che quasi sempre la risposta è: vai pure.

Va bene, però facciamo in fretta.

La prima: che dati tocca? Pubblici, interni, oppure personali e riservati?

Il mio capitolato? Personali e riservati.

Ed è la risposta più grave. La seconda: quanto fa da solo lo strumento? Ti suggerisce e poi decidi tu, oppure decide e agisce per conto suo?

Mi fa un riassunto, e poi decido io.

Qui la risposta è la più lieve. La terza: quanto danno fa se sbaglia? Un fastidio che correggi subito, un costo, o un danno legale?

Se il riassunto salta una tolleranza, in officina facciamo pezzi fuori misura e li rifacciamo. Direi un costo, e serio.

Quindi una risposta di mezzo. La quarta: incide su decisioni che riguardano persone?

Per un riassunto tecnico, no.

In questo caso no. Ma pensa all’ufficio del personale: se carica le schede dei colloqui per farsi dire chi assumere, sì. E lì non decidi con lo strumento, ti fai affiancare da chi segue privacy e questioni legali.

E alla fine come faccio il conto?

Non si fanno somme: basta una risposta al livello più grave e il rischio è alto. Il tuo capitolato ce l’ha già alla prima domanda, quindi così com’è non si carica.

E allora cosa posso caricare?

Parecchio. Pensa ai documenti divisi in quattro livelli: pubblico, interno, riservato e coperto da segreto.

E il mio capitolato in quale livello sta?

Parti da quello che hai sulla scrivania. Le condizioni generali pubblicate sul sito del cliente sono pubbliche. La bozza della tua presentazione per il consiglio è interna. Questi due si caricano negli strumenti autorizzati, con l’account aziendale. … Il capitolato, con quell’accordo, è riservato, e il riservato si carica solo dopo che il responsabile ha verificato che nessun contratto lo vieti. Qui è il responsabile commerciale: apre l’accordo e controlla. Il segreto, invece, mai. … E vale anche per il testo: se copi tre paragrafi del capitolato nella chat, è come averlo caricato.

D’accordo, ma il riassunto per venerdì mi serve lo stesso.

Allora fai così. Le condizioni generali, che sono pubbliche, le carichi subito. Dal capitolato togli l’ultima pagina con i referenti. Poi chiedi al responsabile commerciale se l’accordo permette che il documento sia trattato da terzi: se sì, carichi il resto con l’account aziendale; se no, ve lo leggete voi.

E i nostri metodi? Il foglio con cui calcoliamo i prezzi, i modelli di documento che abbiamo messo a punto in vent’anni. Lì non ci sono persone, e non sono di un cliente.

Ed è la cosa che quasi tutti dimenticano. Il vostro saper fare va trattato a parte: il metodo con cui vincete i clienti, la logica dei prezzi, i modelli interni. Non sono dati personali, ma se escono, a un concorrente valgono più di un elenco di nomi. Li proteggi su due fronti.

Su due fronti? Pensavo che bastasse il contratto con il fornitore.

Uno è il contratto: solo piano aziendale, con scritto che i vostri dati non addestrano lo strumento e che puoi cancellarli quando vuoi. … L’altro è dentro l’azienda: non tutti i colleghi devono vedere come fai i prezzi. Gli spazi condivisi dello strumento hanno i permessi, come le cartelle, e decidi tu chi vede cosa.

E in pratica, lunedì cosa cambio in azienda?

Poche cose. Tu scrivi una pagina con i quattro livelli, e per ognuno un vostro documento come esempio. Chi gestisce gli strumenti controlla che tutti usino l’account aziendale con l’addestramento disattivato, e che gli spazi condivisi abbiano i permessi giusti. Il responsabile commerciale segna quali accordi vietano il trattamento da terzi.

E se uno ha un dubbio?

Scegli una persona a cui chiedere «posso caricarlo?», una sola, con nome e cognome. Se non c’è nessuno a cui chiedere, la gente carica e basta.

Non faccio prima a vietare tutto?

È la mossa peggiore. Il lavoro da fare resta, e la gente trova un’altra strada: il telefono. Meglio dire chiaro cosa si carica e cosa no.

Va bene. Dimmi una cosa sola da fare oggi.

Prima di caricare il prossimo documento, chiediti se contiene dati di clienti o di dipendenti.

Quindi, prima di caricare qualsiasi cosa, guardo se dentro ci sono nomi o dati di clienti o di dipendenti. Se ci sono, mi fermo e li tolgo.