Il wiki ce l’abbiamo già: perché non basta?

Sono il direttore operativo di un’azienda meccanica, una settantina di persone. Abbiamo un wiki, cioè le nostre pagine interne condivise: trecento pagine di procedure, ci abbiamo messo un anno a scriverlo. Adesso mi dicono che per usare l’AI serve un archivio nuovo. Perché il wiki non basta?

Forse basta, e prima di dirtelo voglio capire com’è fatto il vostro. Quale procedura cambia più spesso da voi? E quando è stata aggiornata la sua pagina l’ultima volta?

Gli acquisti, direi. La pagina… sinceramente non lo so. Credo un paio d’anni fa.

E cosa c’è scritto, rispetto a quello che fate davvero?

Che sopra i cinquemila euro firma il direttore generale. Ma da un anno, sopra i tremila, chiediamo tre preventivi. Lo sanno tutti.

Lo sanno tutti a voce. Allora ti faccio la seconda domanda: quando arriva una persona nuova in ufficio acquisti, come la impara, la regola vera?

Chiede a Giulia, che è lì da quindici anni. Quest’anno ne sono entrati due.

Ecco. Finché c’è Giulia, il danno non si vede. La persona nuova, nel dubbio, chiede. L’AI invece non chiede: legge la pagina e ti risponde che sopra i cinquemila firma il direttore generale, con la sicurezza di chi ha ragione. Il wiki smette di bastare quando succedono tre cose insieme: le cose cambiano in fretta, chi le sa se ne va o arriva gente nuova, e chiedi all’AI di lavorarci sopra. Voi, con gli acquisti, le avete tutte e tre.

Aspetta. Tante nostre procedure non cambiano da anni. Devo rifare tutto?

No. Dove le cose cambiano una volta l’anno e il gruppo si parla ogni giorno, un wiki in ordine va benissimo. Il test lo fai procedura per procedura, non sul wiki intero.

Però ChatGPT ormai si ricorda le cose. Se gli correggo la regola, la impara.

La impara per te, perché è il tuo account che si ricorda. L’azienda non ricorda niente: il collega della scrivania accanto domani riceve la regola vecchia. La correzione deve finire nella pagina, non nella memoria di uno strumento personale. Terza domanda: avete già uno strumento di AI aziendale?

Copilot, con Microsoft. Qualcuno lo usa, i più no.

Allora non compri niente, per ora. Il vostro wiki è la materia prima, e lo provi con quello che avete. Prendi la sola procedura acquisti. Il responsabile acquisti mette la pagina accanto all’ultimo ordine fatto e segna ogni differenza. Poi la riscrivi con cinque dati in cima: la fonte, la data, chi ne risponde, se è ancora in vigore e la versione. E la metti nello spazio condiviso di Copilot, cioè la cartella comune dentro lo strumento.

Cinque dati per ogni regola? Mi sembra burocrazia.

Sono cinque righe in cima alla pagina. Quando l’AI ti risponde «tre preventivi sopra i tremila euro», tu vedi che la regola l’ha approvata Giulia a marzo ed è la versione due. Senza quelle righe non sai se fidarti, e allora torni a chiedere a Giulia.

E chi la tiene aggiornata? Non ho nessuno libero.

Non serve una persona libera, serve un nome. Chi fa gli ordini, per esempio Giulia. E non «quando c’è tempo»: a data fissa, subito dopo ogni ordine importante, e solo se qualcosa è cambiato. L’ordine è chiuso quando anche la pagina è giusta. Se l’aggiornamento dipende da chi si ricorda di farlo, non lo fa nessuno.

E le pagine vecchie? Io le terrei, non si sa mai.

Oggi la procedura acquisti magari sta in tre pagine: una di quattro anni fa, una aggiornata a metà e una bozza. L’AI non sa quale vale. Giulia ne tiene una e toglie le altre da dove le leggono le persone e lo strumento. Se ti servono per la storia, le archivi a parte.

Il problema è che i miei Copilot lo aprono e lo chiudono. Non lo useranno.

E oggi, quando in ufficio acquisti qualcuno ha un dubbio sulla procedura, quante volte al giorno va da Giulia?

Parecchie. Lei si lamenta che non riesce a lavorare.

Allora non chiedi ai tuoi di usare un programma nuovo: chiedi di fare a Copilot la domanda che oggi fanno a Giulia, e di controllare la risposta sulla pagina. Il primo giorno che la risposta è giusta e cita la versione due, Giulia ha un’interruzione in meno. È lì che la gente comincia a usarlo, non con un corso.

Va bene. Ma tutto questo è un giochino su una pagina. Mi hanno parlato di un archivio costruito apposta per l’AI.

Ci arrivi, ma dopo. Per un mese il gruppo acquisti fa le domande a Copilot su quella pagina e annota tre cose: cosa piace, cosa manca, cosa non funziona. Magari scopri che la pagina va bene ma mancano le eccezioni, i fornitori con accordi quadro. O che la gente vuole sapere perché una regola è cambiata, non solo com’è oggi. Quelle risposte ti dicono come dev’essere fatto l’archivio per l’AI: diviso in decisioni, regole, stato dei lavori e domande aperte, in file dell’azienda. Senza il mese di prova lo compri al buio.

E se dopo il mese scopro che non mi serve?

Hai una procedura acquisti giusta, con un responsabile e una data, che prima non avevi. E sai che per le altre pagine ti basta fare lo stesso. Non hai buttato niente.

In pratica, oggi, cosa faccio?

Una cosa sola. Apri la pagina della procedura acquisti nel tuo wiki e guarda la data dell’ultima modifica.

Quindi guardo quando qualcuno ha toccato la pagina degli acquisti l’ultima volta. Se è di due anni fa, so da dove partire, e la prima prova la faccio lì, con Copilot.