Agente AI per le email: come controllare gli invii

Prendiamo un caso ipotetico: durante la notte un agente prepara quaranta email commerciali usando tre caselle. Il mattino dopo controlli il lavoro e trovi lo stesso messaggio inviato due volte a un contatto.

La prima richiesta di invio non aveva ricevuto risposta. L’agente aveva interpretato il silenzio come un errore e aveva riprovato. Il servizio di posta, però, aveva già accettato il messaggio.

In un’altra casella trovi bozze senza firma, con tutto il testo in un unico paragrafo. Per capire cosa è partito devi aprire gli Inviati di ciascun account. Nel frattempo l’agente continua a lavorare.

Anche un testo corretto diventa un problema se parte due volte o dalla casella sbagliata. Prima di concedere autonomia all’agente, devi poter ricostruire ogni invio e interrompere quelli successivi.

Quando scrivi un’email, di solito rileggi il destinatario, controlli la firma e premi «Invia». Un agente può eseguire questi passaggi senza fermarsi tra uno e l’altro. Se il collegamento alla posta gli consente di riprovare, può farlo anche quando dovrebbe aspettare.

I servizi email hanno limiti e controlli propri. Devi comunque verificare che il collegamento usato dall’agente applichi anche le regole della tua azienda.

A noi è successo con la formattazione. Con i connettori ufficiali, le bozze dei nostri agenti avevano paragrafi e firma. Con la prima versione del gateway arrivavano come un blocco unico.

Nella nostra integrazione mancava il lavoro che normalmente svolge il programma di posta. Abbiamo aggiunto la conversione del testo, la firma salvata e il messaggio originale sotto le risposte. Prima di aumentare gli invii, controlla anche l’email che riceve il destinatario.

Prima crea la bozza, poi decidi chi invia

La bozza separa la preparazione del messaggio dalla sua spedizione. Puoi controllare a chi è destinato, cosa promette e quale indirizzo compare come mittente.

Nel nostro gateway l’agente può inviare soltanto una bozza già registrata. Al momento dell’invio non può aggiungere destinatario, oggetto o testo: deve indicare quale bozza spedire. Il funzionamento è descritto nella documentazione sull’invio delle bozze.

Una bozza non equivale a un’approvazione umana. Se l’invio è attivo, l’agente può prepararla e spedirla. Nella versione 0.1.0 l’invio è attivo per impostazione iniziale. Per partire con una persona che rilegge ogni messaggio, l’IT deve disattivarlo dal gateway. L’agente prepara le bozze e il responsabile le spedisce dal programma di posta.

Questa è la modalità da cui partirei. Il responsabile commerciale può così verificare come l’agente risponde a richieste incomplete o propone condizioni non concordate.

Fissa un limite per ogni casella e mittente

Decidi quante email l’agente può mandare al giorno. Il limite deve essere applicato dal software che esegue l’invio: una richiesta nel prompt, da sola, non basta.

Yempik Mail Gateway controlla sia il totale della casella sia quello di ciascun indirizzo mittente, compresi gli alias. Nella configurazione iniziale, ogni mittente senza un limite esplicito parte da dieci invii al giorno.

È una scelta prudente del progetto, non una soglia ufficiale dei servizi di posta. Dieci email al giorno non garantiscono che i messaggi arrivino nella posta in arrivo. Per un dominio nuovo, l’IT deve verificare la configurazione e controllare cosa succede agli invii prima di aumentare i volumi.

Se manca la conferma, verifica prima di riprovare

Una richiesta interrotta lascia una domanda aperta: il messaggio è partito oppure no? Ripetere subito l’invio può farlo arrivare due volte.

Il gateway blocca il nuovo tentativo quando l’esito è incerto. Una verifica successiva cerca riscontri nelle cartelle Inviati e Bozze. Se i riscontri non bastano, lo stato rimane irrisolto, come spiega la documentazione sulla verifica degli invii.

Il controllo riguarda quel tentativo di invio. Non sostituisce una regola commerciale su quando ricontattare la stessa persona con un altro messaggio. Anche quella decisione va presa prima di lasciare lavorare l’agente da solo.

Tieni un registro e assegna a qualcuno il potere di fermare tutto

Devi poter risalire alla casella usata e all’esito dell’operazione. Nel gateway queste informazioni finiscono in un registro; la dashboard mostra gli eventi recenti e lo stato delle caselle.

Un interruttore generale blocca le richieste degli agenti. Non ritira le email già accettate dal servizio di posta. Il modello di sicurezza descrive anche la possibilità di sospendere soltanto l’invio, lasciando disponibili lettura e bozze.

Assegna questo compito a una persona e assicurati che sappia dove intervenire. Se parte un messaggio sbagliato, non deve cercare le istruzioni in una chat.

Invia una prova a una casella che puoi aprire dal telefono. Controlla i paragrafi, i link e la firma. Se è una risposta, verifica che compaia nella conversazione corretta.

Nel gateway l’agente può scrivere in Markdown. Il software prepara l’email formattata, aggiunge la firma configurata per il mittente e riporta il messaggio originale nelle risposte. La documentazione sulla formattazione specifica anche come gestire le firme.

Una firma va salvata prima di usarla. Il programma non può ricostruire da solo il ruolo, il numero di telefono o i dati aziendali mancanti.

Alla data del rilascio usiamo il gateway su dieci caselle distribuite tra Gmail, Microsoft 365 e Zoho Mail. È il lavoro sulle nostre email che ci ha portati a costruire questi controlli.

Yempik Mail Gateway è un server open source che usa MCP (il protocollo che collega gli agenti AI ad altri strumenti e dati). Collega Claude, ChatGPT e altri client compatibili alle caselle dell’azienda attraverso le API ufficiali dei servizi di posta.

Lo manteniamo io e Simone Bova. La versione 0.1.0 è del 6 novembre 2026 e il codice è distribuito con licenza MIT. Puoi leggerlo su GitHub, riga per riga.

Va installato e gestito: serve un referente tecnico che colleghi le caselle e segua gli aggiornamenti. Spedisce dalle caselle aziendali e non offre un servizio di invio massivo. Può leggere la posta ricevuta, ma non inoltrarla, spostarla o cancellarla.

Ci sono limiti da conoscere prima di adottarlo. La roadmap include ancora la lettura del contenuto e l’invio degli allegati, gli invii programmati, i solleciti automatici e le notifiche delle risposte. Manca anche una lista di esclusione integrata: le persone da non ricontattare vanno gestite separatamente.

Il gateway non giudica la correttezza delle promesse commerciali scritte dall’agente. Il controllo dei contenuti rimane un compito da assegnare.

Le dieci caselle sui tre provider e l’episodio della formattazione sono esperienza diretta di Yempik, riferita da Raffaele Zarrelli al 6 novembre 2026. La scena delle quaranta email è un esempio ipotetico. Le funzioni descritte si riferiscono alla versione 0.1.0.