Cosa dice la legge e cosa mi basta fare

Il manager: Ti faccio una domanda secca. Mi hanno detto che per legge devo fare un corso sull’AI a tutti, e che se non lo faccio rischio una multa. È vero? E cosa mi basta fare, davvero?

Raffaele: Ti rispondo in due parti. Cosa dice la legge. E cosa ti basta avere in mano. La seconda è più corta di quanto pensi.

Il manager: Parti dalla prima.

Raffaele: Il regolamento europeo sull’AI ha un articolo, il quattro. Dice questo. Se metti strumenti di AI a disposizione del personale, chi li usa deve saperne abbastanza. Lo chiamano alfabetizzazione. È tutto lì.

Il manager: Ma nessuno me l’ha mai chiesto. Se fosse un obbligo vero, lo saprei.

Raffaele: È un obbligo vero, dal febbraio duemilaventicinque. Solo che quasi nessuno l’ha applicato. Tutti parlano del due agosto, e intanto questo c’è già.

Il manager: Ma io sono una piccola azienda. Queste cose non sono per i grandi gruppi?

Raffaele: No. Non c’è una soglia di fatturato o di dipendenti sotto cui non vale. Basta che i tuoi usino ChatGPT al lavoro, anche solo per scrivere email o tradurre un testo. Ti riguarda.

Il manager: Allora mi hanno detto giusto. Devo certificare tutti.

Raffaele: No. Qui c’è l’errore più comune, e ha due facce. … La prima è chi ignora tutto: «è roba da grandi». Poi un cliente chiede come usate l’AI, e lui non sa cosa rispondere.

Il manager: E la seconda?

Raffaele: Chi si spaventa e compra per tutti un corso «certificato». Spende. Fa fare le stesse ore a chi traduce una email e a chi lavora sui dati dei clienti. E alla fine non ha scritto da nessuna parte chi ha fatto cosa. Ha pagato, e non ha niente da mostrare.

Il manager: Aspetta. Quindi il certificato non serve?

Raffaele: Non serve. La Commissione europea l’ha chiarito: nessun certificato, nessun ufficio apposito. Bastano registrazioni interne di cosa hai fatto. Chi, quando, su cosa.

Il manager: E le ore? Quante ore devo far fare a ciascuno?

Raffaele: La legge non fissa un numero di ore. L’articolo è stato ritoccato a luglio del duemilaventisei, e adesso lo dice ancora più chiaro. Le misure devono essere adatte a quello che le persone sanno, all’esperienza che hanno e a come usano lo strumento. Non un livello uguale per tutti.

Il manager: Fammi capire. Il mio contabile e chi in segreteria traduce le email non fanno lo stesso corso?

Raffaele: Esatto. Chi usa ChatGPT per sistemare una lettera deve sapere cosa lo strumento sa fare. Poi cosa non deve metterci dentro, e come si controlla il risultato. Chi ci carica i dati dei clienti ha bisogno di più. Decidi tu cosa è adeguato. L’importante è che lo scrivi.

Il manager: Va bene. Ma se viene un controllo? Cosa succede?

Raffaele: Ti dico come stanno le cose, senza spaventarti. Non pensare a una multa che scatta da sola perché manca un corso. Sanzioni e controlli dipendono anche dalla legge italiana e dal caso concreto. Quello che conta è poter mostrare cosa hai fatto. Chi ha fatto le cose e le ha scritte è nella posizione migliore.

Il manager: E se da noi l’AI non la usa ancora nessuno? Quindi non devo fare niente?

Raffaele: Se nessuno la usa, non sei fuori regola. Non c’è niente in corso. La formazione, per te, è preparazione. Ma controlla bene: di solito qualcuno ChatGPT lo usa già, anche se nessuno te l’ha detto.

Il manager: Però sento parlare di scadenze tutti i giorni. Il due agosto, le multe, il panico…

Raffaele: Mettiamo in ordine le date. Il due agosto duemilaventisei sono scattati gli obblighi di trasparenza. Due cose. Devi dire alle persone quando parlano con un’AI, per esempio con una chat sul sito. E devi dichiarare i contenuti fatti con l’AI che pubblichi per informare il pubblico, quando nessuno li ha rivisti prima.

Il manager: E il resto? Quello che fa paura?

Raffaele: Il resto riguarda i sistemi che la legge chiama ad alto rischio. Assunzioni, credito, accesso ai servizi. Quegli obblighi sono rinviati al due dicembre duemilaventisette. Per i sistemi montati dentro i prodotti, al due agosto duemilaventotto. Gran parte dell’allarme che senti riguarda il duemilaventisette. Non riguarda lunedì.

Il manager: Ok. E in pratica? Cosa mi basta fare?

Raffaele: Facciamo un esempio. Un’azienda di sessanta persone. Venti usano ChatGPT per le email e per le traduzioni. Un giorno un cliente importante, o un ente, chiede: «Come usate l’AI?». Cosa deve avere in mano?

Il manager: Ho già pagato un corso online a tutti. Non basta?

Raffaele: Il corso aiuta, ma da solo non risponde a quel cliente. Servono tre fogli. Il primo è una pagina di regole. Dice quali strumenti si usano e quali dati non ci entrano. E, per ogni uso, chi controlla prima che qualcosa esca. Poi l’elenco degli strumenti AI in uso, con chi li usa e per cosa. E un foglio con chi ha fatto quale formazione, e quando. Il tuo corso online va lì, come prima riga.

Il manager: E se il cliente vuole un certificato?

Raffaele: Gli mostri questi tre fogli. La legge non chiede un certificato. Chiede che chi usa l’AI sappia usarla, e tu con quei fogli lo dimostri. Nessuna di queste cose richiede un consulente.

Il manager: E chi me lo tiene, questo foglio della formazione? Io non ho tempo.

Raffaele: Chi tiene già le presenze e i corsi sulla sicurezza. L’ufficio del personale, o la segreteria. Nome, data, argomento. Una riga per ogni formazione, anche un’ora fatta in casa.

Il manager: E la pagina di regole?

Raffaele: Quella la scrivi tu, o il responsabile di ogni ufficio. Una pagina, non un manuale. Poi la fai leggere a chi usa gli strumenti, e anche questo lo segni nel foglio.

Il manager: Quindi, se ho capito: non devo certificare nessuno. Devo poter dimostrare cosa ho fatto.

Raffaele: Esatto. Allora una cosa sola, oggi. Apri un foglio con tre colonne, chi, quando e su cosa, e scrivi la prima riga. E se la tua azienda aderisce a Fondirigenti, puoi chiedere lì di finanziare la formazione dei dirigenti.

Il manager: Un foglio, tre colonne: chi, quando, su cosa. Oggi ci metto la prima riga. Il corso certificato non mi serve.