Cosa devo dire ai miei entro una settimana?

Sono Raffaele, aiuto le aziende a usare l’AI senza farsi male.

Alla fine saprete cosa potete fare con l’AI da oggi, e cosa no.

Parto da una cosa che vi deve tranquillizzare: qui l’AI non è vietata.

Vietarla non servirebbe a niente. La gente la userebbe lo stesso, di nascosto, e nessuno saprebbe più cosa succede.

Ecco cosa vale da oggi. Chi ha già l’account aziendale, e la formazione, lo usa: per scrivere una mail più chiara, riassumere un verbale, sistemare un testo.

Chi non ce l’ha lo chiede al suo responsabile. Intanto, per il lavoro, non usa il suo account personale.

… Prima vi racconto due scene. Succedono in tante aziende, e quasi sempre in buona fede.

Un collega ha un foglio con costi, margini e nomi dei clienti. È disordinato.

Lo carica in uno strumento gratuito, dal suo account personale, solo per riordinarlo. Dieci minuti risparmiati.

Ma adesso quel foglio sta in un posto che l’azienda non controlla. E da lì l’azienda non può più farlo cancellare.

L’altra scena. Un preventivo da novemila euro, preparato con l’AI. Lo strumento salta una riga di costo: milleduecento euro.

Nessuno lo confronta con il foglio dei costi. Il preventivo parte, il cliente firma, e quei soldi l’azienda li ha persi.

Nessuno dei due voleva fare danni. Mancava una regola. Eccole, sono cinque.

… Prima regola. Si usano gli strumenti che ha scelto l’azienda, con l’account aziendale.

Vale anche quando il programma è lo stesso. Se a casa usate ChatGPT o Copilot con il vostro account personale, per il lavoro quell’account non lo usate.

Il programma è uguale, ma è l’account a decidere dove finiscono i dati. Quello aziendale lo controlla l’azienda. Quello personale no.

Seconda regola. Prima di caricare un documento, o di scrivere un testo, fatevi una domanda.

Contiene dati di clienti? Di dipendenti? Informazioni che l’azienda ha promesso, per contratto, di tenere riservate?

Se la risposta è sì, quel documento non entra. Nemmeno per un minuto, nemmeno per riordinarlo.

Se la risposta è no, andate tranquilli. Una mail senza nomi, una procedura interna, un testo da rendere più chiaro: quelli vanno bene.

Nel dubbio, non entra: chiedete al vostro responsabile.

Terza regola. Tutto quello che l’AI scrive o calcola, prima di uscire dall’azienda o di finire in una decisione, va controllato.

Lo controlla chi l’ha preparato. Prima di mandarlo, lo confronta con la fonte: il listino, il foglio dei costi, il contratto. Non basta rileggere.

Nel preventivo di prima bastava mettere il foglio dei costi accanto e contare le righe. Due minuti.

Vale per una mail a un cliente, per un numero portato in riunione, per un preventivo.

Quarta regola. Prezzi, offerte, date di consegna e decisioni sulle persone le firma una persona.

Lo strumento prepara. Non decide.

… Quinta regola, ed è la più importante.

Se vi accorgete di aver caricato o usato qualcosa che non dovevate, lo dite in giornata al vostro responsabile.

Segnalare non ha conseguenze. Tacere sì.

Un errore detto subito si sistema. Un errore scoperto dopo tre mesi, molto meno.

… Poi ci sono tre cose che l’azienda fa per voi.

Ogni responsabile sa chi, nel suo ufficio, usa quale strumento. Non per controllarvi: per sapere chi aiutare.

Nessuno usa uno strumento su cui non è stato formato. La formazione ve la dà l’azienda, insieme all’account.

E se trovate uno strumento nuovo che vi sembra utile, chiedetelo al vostro responsabile, con una frase semplice: posso usare questo?

La risposta arriva entro un tempo preciso, e il vostro responsabile vi dice quale.

Chiedere è sempre meglio che arrangiarsi. Nessuno vi guarderà storto per una domanda.

L’obiettivo è chiaro: entro sei mesi, chi ne ha bisogno ha l’account aziendale e la formazione. Così tutti usano solo quello.

Non è una stretta. È il modo per usarla di più, e più tranquilli.

… Se oggi vi ricordate una sola cosa, ricordate questa.

Da oggi, prima di caricare un documento, chiedetevi se contiene dati di clienti o dipendenti: se sì, non lo caricate.