Di chi è il sapere che metto nell’AI?

Il manager: Ti faccio una domanda da direttore finanziario. Il mio team usa l’AI tutti i giorni. Ci carica documenti, ci scrive istruzioni, la corregge. Tutto quel lavoro… di chi è? E se domani cambio fornitore, me lo porto via?

Raffaele: È la domanda giusta. E quasi nessuno la fa quando compra lo strumento.

Il manager: Be’, la faccio adesso. Ma è nel contratto, no? C’è scritto che i dati sono miei.

Raffaele: Il contratto può dire che i dati sono tuoi. Ma essere tuoi e poterli usare sono due cose diverse. … La domanda vera è un’altra. Quello che il team mette dentro resta nello strumento del fornitore? O sta su file che puoi leggere, controllare e portare via?

Il manager: Detta così sembra una sottigliezza.

Raffaele: Ti faccio un esempio. Un’azienda usa lo stesso strumento AI da due anni. Dentro ci sono tremila conversazioni e cinquecento documenti caricati. Più tutte le correzioni del team: «questo cliente vuole i prezzi così», «questa clausola non la accettiamo mai».

Il manager: Quindi lo strumento è diventato bravo.

Raffaele: Bravissimo. Poi cambia il prezzo, o arriva un’offerta migliore, e decidono di cambiare. Chiedono l’esportazione. E ricevono un archivio enorme che nessuno in azienda sa leggere.

Il manager: Ma i dati ci sono.

Raffaele: I documenti forse sì. Quello che lo strumento aveva imparato no. Le regole, le correzioni, il modo in cui rispondeva… quello non l’hanno mai visto. E resta dall’altra parte.

Il manager: E quello che ne esce? Le risposte, le bozze che l’AI ci ha scritto in due anni?

Raffaele: Stesso discorso. Quelle che il team ha salvato in una cartella dell’azienda restano vostre, e le usate dove volete. Quelle rimaste solo dentro le conversazioni dello strumento le ritrovi finché resti lì. Conta dove le tieni, non chi le ha scritte.

Il manager: Va bene, ma io non cambierò mai fornitore. Ho già fatto fatica a far partire questo.

Raffaele: Lo dicono tutti. … Però in due anni cambiano i prezzi, cambiano i piani, cambiano le persone. E non serve cambiare fornitore per avere il problema. Basta che un cliente, o un revisore, ti chieda: dove sono i dati, e cosa ha imparato il sistema?

Il manager: E io cosa rispondo?

Raffaele: Se rispondi «non lo so, è dentro il fornitore», quella risposta non regge. Chi ne risponde sei tu, non il fornitore.

Il manager: Adesso mi fai preoccupare. Devo buttare via tutto?

Raffaele: No. E non devi smettere di usare l’AI. La risposta non è rinunciare all’AI. È tenere il sapere in casa tua.

Il manager: E cosa vuol dire, in pratica?

Raffaele: Guarda due cose. La prima: dove vivono i dati. Dentro il sistema di un fornitore, o in un posto che controlli tu. La seconda: puoi vedere cosa lo strumento ha imparato, o no? Se è tutto automatico e non vedi niente, non lo controlli.

Il manager: E l’alternativa qual è?

Raffaele: La stessa conoscenza, tenuta in file dell’azienda. Una cartella vostra, con i documenti, le regole e le decisioni scritte. File normali, che qualsiasi strumento sa leggere. Lo strumento AI lavora sopra quei file. Il giorno che cambi fornitore, il nuovo strumento legge gli stessi file. Non riparti da zero.

Il manager: Sembra più lavoro.

Raffaele: Un po’ di disciplina sì. Qualcuno deve tenere quei file aggiornati. La memoria automatica del fornitore invece è comoda: non fai niente e funziona subito. Ma non vedi cosa ha imparato, vive dove decide il fornitore, e se cambi strumento te la lasci alle spalle.

Il manager: Quindi mi stai dicendo che la memoria del fornitore è sbagliata.

Raffaele: No. Per un piccolo team, senza dati sensibili, può bastare. E se ti basta, non ti vendo complicazioni. … Conta quando almeno una di queste è vera. Hai dati sensibili, o lavori in un settore con regole strette. Oppure devi poter dimostrare cosa l’AI ha imparato.

Il manager: Tipo quando arriva un revisore e fa domande.

Raffaele: Esatto. Poi ci sono le altre due. Usi più strumenti e non vuoi restare prigioniero di uno. Oppure vuoi che il sapere resti in azienda quando cambiano le persone.

Il manager: L’ultima mi riguarda. Il mio responsabile acquisti va in pensione tra un anno.

Raffaele: Ecco. È proprio il caso in cui conta.

Il manager: E se prendo un fornitore europeo sono a posto?

Raffaele: Non basta la bandiera del fornitore, americano o europeo. Il punto è sapere dove vanno i dati. E che l’archivio resti vostro, in file che possedete. Un fornitore europeo con un archivio che non sai leggere ti lascia lo stesso problema.

Il manager: Ok. E in pratica cosa chiedo? Al fornitore, o ai miei?

Raffaele: Cinque domande. Te le dico come le faresti in riunione. Se domani cambio strumento, il sapere si sposta con me? Posso vedere e correggere cosa l’AI sa della mia azienda? C’è un posto solo dove sono scritte le decisioni e lo stato dei lavori? So chi ha accesso e chi decide? Se una persona se ne va, il sapere resta?

Il manager: E se non so rispondere?

Raffaele: Se a più di una rispondi «non lo so» oppure «sta dentro lo strumento», il sapere della tua azienda è in affitto. Non è un dramma. Adesso lo sai.

Il manager: E chi lo aggiorna, questo archivio? Io non ho tempo, e non ho una persona libera.

Raffaele: Serve un nome, non un reparto. Una persona che tiene la cartella in ordine e ne risponde. Di solito il responsabile di funzione, perché sa cosa è vero oggi. Non ci passa le giornate: aggiorna quando cambia una regola o una decisione.

Il manager: E l’IT cosa fa?

Raffaele: Una cosa semplice. Chiede al fornitore dove stanno i dati, e il contratto sui dati. E fa una prova di esportazione.

Il manager: Cioè?

Raffaele: L’IT esporta un mese di lavoro. Tu apri il file. Se nessuno in azienda lo sa leggere, lo scopri adesso. Non tra due anni, con tremila conversazioni dentro.

Il manager: E se il file lo sanno leggere solo quelli dell’IT?

Raffaele: Allora non è ancora vostro davvero. Il sapere dell’azienda deve poterlo leggere chi lo usa. Ed è la cosa da fare oggi. … Chiedi a chi gestisce il vostro strumento AI di esportare un mese di lavoro e apri il file.

Il manager: Quindi oggi chiamo chi segue il nostro strumento AI, mi faccio dare un mese di lavoro esportato e provo a leggerlo. Se non ci riesco, ho capito di chi è davvero il nostro sapere.