Il wiki ce l’abbiamo già: perché non basta?

Il manager: Io il wiki ce l’ho già. Trecento pagine. Ci abbiamo messo un anno a scriverlo. Adesso mi dicono che per usare l’AI serve un archivio nuovo. Perché il wiki non basta?

Raffaele: Perché quasi sempre un wiki viene scritto e poi resta fermo. Qualcuno scrive una pagina in un giorno preciso. Poi il lavoro va avanti, e la pagina resta lì. Nessuno la aggiorna finché non serve. E quando serve… è già vecchia.

Il manager: Va bene, ma questo succede con qualsiasi documento. Cambio programma e risolvo.

Raffaele: No. Non è un problema di programma, è un problema di abitudine. Puoi avere il wiki più ordinato del mondo, e averlo comunque fermo. Nella nostra scala il livello si chiama «Scritto ma fermo». Io, tra me, lo chiamo scritto ma morto.

Il manager: Fammi un esempio vero.

Raffaele: Un wiki aziendale con trecento pagine. L’ultima modifica è di due anni fa. Dentro c’è la procedura acquisti. Dice: sopra i cinquemila euro firma il direttore generale. Da un anno, invece, tutti fanno un’altra cosa. Sopra i tremila euro servono tre preventivi e la firma del direttore finanziario. Lo sanno tutti. A voce. Nel wiki non c’è.

Il manager: Beh, se lo sanno tutti, il danno dov’è?

Raffaele: Il danno arriva il giorno che entra una persona nuova. O il giorno che chiedi all’AI di rispondere al posto di un collega. La persona nuova, almeno, chiede. L’AI no. Legge la pagina vecchia e ti risponde: sopra i cinquemila euro firma il direttore generale.

Il manager: Quindi il wiki diventa pericoloso.

Raffaele: Diventa una falsa sicurezza. C’è scritto qualcosa, ma è vecchio, nessuno lo aggiorna, e l’AI ci ragiona sopra come se fosse vero.

Il manager: Aspetta, però. Da noi tante cose non cambiano per anni. Vuol dire che tutto il mio wiki è da rifare?

Raffaele: No. E questa è la prima cosa da decidere. Un wiki basta quando le cose cambiano poco, il team è piccolo, e chi le sa si parla ogni giorno. Regole stabili, procedure che cambiano una volta l’anno. Lì un archivio ordinato è lo strumento giusto.

Il manager: Il mio ufficio acquisti sono quattro persone. Mi sembra di essere a posto.

Raffaele: Dipende. Il wiki smette di bastare quando succedono tre cose insieme. Le cose cambiano in fretta. Chi le sa se ne va, oppure arriva gente nuova. E cominci a chiedere all’AI di lavorarci sopra. Con gli acquisti le hai tutte e tre.

Il manager: Ma ChatGPT ormai si ricorda le cose che gli dico. Se gli correggo la regola, la impara.

Raffaele: Impara per te. Il tuo account ricorda te. L’azienda non ricorda niente. La correzione che fai tu non arriva al collega della scrivania accanto, che domani fa lo stesso errore.

Il manager: Allora è semplice. Dico alle persone di aggiornare il wiki.

Raffaele: Non funziona. Se l’aggiornamento dipende da qualcuno che si ricorda di scrivere dopo, non succede. Non l’ho mai visto succedere. Si cambia il momento. L’aggiornamento si fa dove nasce la novità, in un momento fisso. Per gli acquisti: subito dopo ogni ordine importante. Non «quando c’è tempo».

Il manager: E chi lo fa? Non ho una persona libera.

Raffaele: Non serve una persona libera. Serve una persona con nome e cognome. Non «l’ufficio acquisti»: una persona che risponde di quella procedura. Decide cosa entra, cosa si butta, e quale versione vale.

Il manager: Sì, ma poi lo fa davvero? Dopo ogni ordine, con tutto quello che ha da fare?

Raffaele: Lo fa se è un pezzo del lavoro, non un compito in più. L’ordine è chiuso quando la procedura è giusta. E scrive solo se qualcosa è cambiato. Se non è cambiato niente, non scrive niente.

Il manager: Buttare, poi. Io le pagine vecchie le terrei. Non si sa mai.

Raffaele: Oggi, in quel wiki, la procedura acquisti compare magari in tre pagine diverse. Una di quattro anni fa. Una aggiornata a metà. Una bozza mai finita. L’AI non sa quale vale. Chi ne risponde ne tiene una. Le altre le toglie da dove le leggono le persone e l’AI.

Il manager: E se due persone scrivono due cose diverse?

Raffaele: Niente entra senza un sì. E il sì lo dà chi ne risponde. Una correzione diventa regola dell’azienda quando la approva qualcuno che ne risponde. Senza quel sì non hai un archivio: hai una discarica più grande.

Il manager: E se la persona che ne risponde se ne va?

Raffaele: La regola resta scritta, con il suo nome e la data. Chi arriva sa da dove partire. E tu nomini la persona nuova il giorno stesso.

Il manager: Ok. Ma allora che differenza c’è con questo archivio che l’AI sa leggere? Sempre pagine sono.

Raffaele: Le informazioni sono le stesse. Cambia il comportamento. Quando arriva una novità, nel wiki resta a voce. Nell’archivio, chi ne risponde la scrive quel giorno, e la versione vecchia si toglie. E poi il wiki ti dà un link a una pagina da leggere. L’archivio ti risponde alla domanda, e ti dice da dove viene la risposta. Per questo ogni regola porta con sé cinque dati: la fonte, la data, chi ne risponde, se è ancora in vigore, e la versione.

Il manager: Cinque dati per ogni regola? Non diventa burocrazia?

Raffaele: Sono poche righe in cima alla pagina. E ti cambiano la fiducia. Quando l’AI ti dice «tre preventivi sopra i tremila euro», vedi da dove viene e chi l’ha approvata. Senza, le persone non si fidano. E l’AI usa regole scadute… con piena sicurezza.

Il manager: Va bene. Quindi il wiki lo butto? Un anno di lavoro?

Raffaele: No. Non lo butti e non cambi strumento. Quello che hai scritto è materia prima. Lo possiedi: le regole stanno su file vostri, non dentro un programma che sceglie e controlla qualcun altro. Lo metti in ordine: decisioni, regole, stato dei lavori e domande aperte. E lo tieni vivo, con una persona che ne risponde e un momento fisso.

Il manager: E lunedì cosa faccio? Non ho tempo di rifare trecento pagine.

Raffaele: Non rifai trecento pagine. Parti da una procedura sola, quella che cambia più spesso. Il responsabile acquisti confronta la pagina del wiki con quello che si fa davvero, e segna ogni differenza.

Il manager: E se il responsabile acquisti mi dice che non ha tempo di confrontare?

Raffaele: Gli chiedi una pagina, non trecento. Con davanti l’ultimo ordine fatto. Poi nomini chi ne risponde. Quella persona riscrive la pagina con fonte, data e versione, toglie le copie vecchie, e fissa il suo momento: dopo ogni ordine importante. Quando la prima procedura è viva, passi alla prossima.

Il manager: E oggi? Una cosa sola.

Raffaele: Oggi apri la pagina della procedura acquisti nel tuo wiki e guarda la data dell’ultima modifica.

Il manager: Quindi apro la pagina degli acquisti e guardo quando l’ha toccata qualcuno l’ultima volta. Se è di due anni fa, so da dove partire.