Quale strumento AI compro, e a chi lo do per primo?

Il manager: Sono il direttore amministrativo e finanziario, e gli acquisti li firmo io. Siamo trentacinque persone. Tre usano ChatGPT, uno Claude, due la chat di Copilot che abbiamo con Microsoft. Paghiamo due abbonamenti e non so chi ci fa cosa. Quale compro per tutti? E a chi lo do per primo?

Raffaele: Uno. Uno solo, per tutti. Non tre.

Il manager: Uno solo? Quelli che usano ChatGPT da un anno non lo mollano.

Raffaele: Lo capisco. Ma con tre strumenti hai tre posti dove finiscono i dati, e nessuno impara dagli altri. … Quanto a quale scegliere: se in azienda avete già Microsoft trecentosessantacinque, parti da Copilot. Le persone lo trovano nell’account che usano già tutti i giorni. Se non l’avete, ChatGPT o Claude, in versione aziendale.

Il manager: E qual è il migliore dei tre?

Raffaele: Per il lavoro di un’azienda come la tua, si equivalgono. Contano due cose. Quale useranno davvero i tuoi. E dove finiscono i dati. … C’è un’eccezione. Se il tuo gruppo, o un cliente importante, ti impone un fornitore, quel vincolo si rispetta. E la discussione finisce lì.

Il manager: Ma Copilot ce l’ho già gratis, con Microsoft.

Raffaele: Attento. Con Microsoft trecentosessantacinque di solito è inclusa la chat. Quella che lavora dentro la posta, i documenti e le riunioni è un’altra cosa. È una licenza a pagamento, per persona. Quindi fatti dire dall’IT due cose. Cosa avete già incluso. E quanto costa la licenza per persona. Provate la chat inclusa sul compito scelto; se non basta, compri la licenza solo per il primo gruppo.

Il manager: Poi c’è la storia degli account. Se il programma è lo stesso, personale o aziendale che differenza fa?

Raffaele: Tutta. È l’account che decide dove finiscono i dati. Su un account personale, quello che carichi può restare là, e può servire ad addestrare il programma. Sull’account aziendale firmi un contratto sui dati con il fornitore, e i tuoi dati li escludi dall’addestramento. Per questo, alla fine, l’account personale è vietato. Anche per lo stesso programma.

Il manager: E io come faccio a sapere che l’abbonamento è quello giusto? I contratti dei fornitori non li leggo.

Raffaele: Non serve. Fai tre domande all’IT, o al fornitore. È un piano aziendale? C’è il contratto sui dati, firmato? I nostri dati sono esclusi dall’addestramento? Tre sì, e lo strumento è quello giusto.

Il manager: Va bene. E quanto mi costa? Trentacinque licenze?

Raffaele: No. All’inizio compri solo le licenze per i responsabili e per il primo gruppo. Le altre dopo. Licenze a tutti lo stesso giorno è l’errore che fanno quasi tutti. Dopo tre mesi molte non le ha aperte nessuno. E quando chiedi «è servito?», nessuno ha un numero da mostrarti.

Il manager: Un numero di cosa? Non tutto si misura.

Raffaele: Questo sì. Prima di comprare, scrivi il numero che vuoi migliorare. Prendi un’azienda come la tua. Quaranta gare l’anno, quattro persone all’ufficio gare. La direzione scrive su un foglio: «Meno trenta per cento del tempo per analizzare una gara. Verifica tra tre mesi.»

Il manager: Analizzare cosa, esattamente?

Raffaele: Leggere il bando, tirare fuori i requisiti, arrivare alla prima risposta: partecipiamo o no. Se oggi ci vogliono dieci ore, l’obiettivo è sette. Su quaranta gare fanno centoventi ore l’anno. Se ci arrivi.

Il manager: E se non ci arrivo?

Raffaele: Lo sai. E sai di quanto ci sei andato vicino. Il numero di oggi lo misuri oggi: tra tre mesi non lo recuperi più. … Senza quel numero, alla verifica non sai se hai speso bene.

Il manager: D’accordo. Ma il mio ufficio gare non ha tempo. Sono sotto scadenza tutto l’anno.

Raffaele: Infatti non partono loro. Si va a cascata. Prima i responsabili di funzione: tu, chi guida l’ufficio gare, il commerciale, la produzione. Lo usate per primi. E si deve vedere.

Il manager: Perché proprio noi? Io ho la chiusura dei conti.

Raffaele: Perché se chi guida non lo usa, il team capisce che non conta. Succede sempre. Se il capo non lo apre, non lo apre nessuno.

Il manager: E su cosa lo uso, con i conti da chiudere?

Raffaele: Su cose dove un errore si vede subito e si corregge. Riassumere un verbale. Rileggere una mail difficile. Preparare la traccia di una riunione. Non sul bilancio, non all’inizio. Prima ti fidi sulle cose piccole, poi ci metti quelle grosse.

Il manager: E se il mio ufficio gare lo prova una settimana e poi lo molla?

Raffaele: Per questo lo dai a un gruppo piccolo: quattro, cinque persone al massimo. Uno o due gruppi, non di più. Lavorano in uno spazio condiviso. Quando qualcuno trova le istruzioni giuste da dare allo strumento, le salva lì. Per esempio, quelle per tirare fuori i requisiti da un bando. Così il collega non riparte da zero. E quelle istruzioni diventano dell’azienda, non di uno solo.

Il manager: E chi glielo insegna? Non ho budget per un corso.

Raffaele: Nessuno usa lo strumento prima di essere formato. Ma la formazione è proporzionata a quello che ci farà. A chi analizza i bandi non serve un corso sull’intelligenza artificiale. Serve un’ora su come si analizza un bando con lo strumento, con un bando vero. … E comunque è un obbligo di legge: l’azienda che dà lo strumento deve assicurarsi che le persone lo sappiano usare. Anche se è piccola.

Il manager: E tutti gli altri? Quelli che intanto usano ChatGPT sul telefono?

Raffaele: A tutti mandi una regola scritta. Una frase: «Entro sei mesi, in azienda si usa solo l’AI aziendale, con account aziendali.»

Il manager: Aspetta. Prima mi hai detto che l’account personale è vietato. Adesso gli do sei mesi?

Raffaele: Giusto, sono due tempi. Da subito: nessun dato di clienti, di dipendenti o dell’azienda su un account personale. Quello vale da lunedì, senza eccezioni. Entro sei mesi: solo l’AI aziendale, per tutto. Anche per riscrivere una mail.

Il manager: E perché non vieto tutto da lunedì?

Raffaele: Perché se lo vieti, non smettono: lo usano di nascosto, e tu non vedi più niente. Sei mesi ti danno il tempo di arrivare a tutti con lo strumento giusto. E nella stessa mail scrivi a chi si chiede «posso usare questo?». Un nome, non un ufficio.

Il manager: E in pratica? Oggi, cosa faccio?

Raffaele: Una cosa sola. Chiedi al responsabile dell’ufficio gare quante ore servono oggi per analizzare una gara, e scrivi il numero.

Il manager: Quindi, prima di firmare qualsiasi acquisto, mi faccio dire quanto ci mettiamo adesso con una gara. E lo metto per iscritto.