Cos’è un company brain per un ufficio che scrive gare?

Il manager: Scriviamo quaranta, cinquanta gare l’anno. Da milioni di euro. E tutto quello che conta sta nella testa di una persona. Mi dicono che mi serve un company brain. Cos’è, e cosa me ne faccio in un ufficio gare?

Raffaele: Un company brain è l’archivio dell’azienda che l’AI sa leggere. Niente di misterioso. Sono i file del tuo ufficio: offerte, capitolati, esiti. Messi in modo che fai una domanda e ricevi la risposta, con accanto il documento da cui viene.

Il manager: Scusa, ma una cartella condivisa ce l’abbiamo già. Il server è pieno di gare.

Raffaele: Lo so. Allora ti faccio una domanda. Due anni fa avete perso una gara. Il vincitore ha dato il dodici per cento di sconto in più di voi. Però alla commissione il vostro capitolo tecnico era piaciuto. Dov’è quel capitolo, adesso?

Il manager: … Da qualche parte nel server. Lo sa chi l’ha scritto.

Raffaele: Ecco. La cartella c’è, ma la risposta sta in una testa. A quella cartella mancano tre cose. Una persona responsabile. Un’abitudine per aggiornarla. E un formato fisso, che tra poco ti dico qual è. Senza queste tre, il documento nasce e poi invecchia. E nessuno sa più quale versione è quella buona.

Il manager: E il company brain queste tre cose me le dà da solo?

Raffaele: No. Ed è questo il punto. Il responsabile lo scegli tu: decide cosa entra e cosa no. L’AI non scrive da sola nell’archivio. Quando una gara chiude, prepara la nota. Il responsabile la legge, la corregge e la approva. Solo allora entra.

Il manager: D’accordo. Però io non sono una startup. Ho vent’anni di gare alle spalle. Non posso fermare l’ufficio sei mesi per caricare tutto. Questa cosa deve darmi valore da domani, non tra un anno.

Raffaele: Hai ragione. Ed è proprio l’errore che fanno quasi tutti: partono dal software. Fanno la riunione con l’IT, scelgono una piattaforma, decidono di caricare tutto lo storico. Passano i mesi, e l’ufficio scrive le gare esattamente come prima.

Il manager: E allora da dove parto?

Raffaele: Dallo storico. Ma piccolo. Dieci gare degli ultimi due anni. Cinque vinte e cinque perse. In una cartella. Per ognuna, una nota di tre righe. Esito. Chi ha vinto. Il vostro sconto e il suo. Questo è il formato, sempre uguale.

Il manager: Dieci? Su quasi cento gare in due anni?

Raffaele: Dieci. Perché dieci gare le scegli in un pomeriggio. E perché con cinque vinte e cinque perse fai già le domande che contano. Per esempio: nelle gare perse, quanto sconto in più ha dato il vincitore? Oppure: quale capitolo tecnico abbiamo riusato nelle gare vinte?

Il manager: E in pratica chi lo fa? Il mio ufficio gare non ha tempo. Ha sempre una scadenza addosso.

Raffaele: Chi scrive le gare sceglie le dieci. Le ha già in testa, fa presto. Poi una persona dell’ufficio mette in cartella offerta, capitolato e nota. Per iniziare non serve l’IT. Non serve scegliere un software. Usate lo strumento AI che avete già, con l’account aziendale.

Il manager: Aspetta. E se l’AI si inventa una cifra? Sulle gare non posso permettermi un numero sbagliato.

Raffaele: Giusto. Per questo la regola è: ogni risposta cita da dove viene. Ti dice: «il vincitore ha dato il dodici per cento in più di voi». E accanto c’è il verbale da cui l’ha preso. Tu apri il documento e controlli. Se la risposta non cita il documento, non la usi.

Il manager: Un’altra cosa. Di chi è tutto questo? Se domani cambio fornitore, o lo strumento cambia prezzo?

Raffaele: È tuo. Sono file dell’azienda, leggibili, che porti via quando vuoi. Il company brain è dell’azienda, non dello strumento. Cambi strumento, e i file restano dove sono.

Il manager: Ok. E la persona che ha tutto in testa? Quello è il vero problema. Se un giorno va in pensione…

Raffaele: Quella persona è il motivo per cui si parte adesso. Oggi, quando va in ferie, l’ufficio rallenta. Se un giorno se ne va, quello che sa se ne va con lui. La parte difficile non è spostare i file. È tirare fuori quello che vive nella sua testa. Le dieci gare sono il primo pezzo. Scegliendole, ti racconta perché avete vinto e perché avete perso.

Il manager: Quindi la nota la scrive lui.

Raffaele: La detta lui, la scrive chi ha tempo. Poi lui la rilegge. È lui che dice: «questo è giusto».

Il manager: E la wiki che ci aveva fatto un consulente qualche anno fa? La butto?

Raffaele: No. Non si butta niente: quello che è scritto è materia prima. Però attento. Una cartella ordinata basta finché le cose cambiano poco. Diventa un problema quando il contesto cambia in fretta e chi lo conosce se ne va. E quando cominci a chiedere all’AI di leggerlo. Nel tuo ufficio succedono tutte insieme.

Il manager: E chi lo tiene aggiornato, dopo? Non voglio l’ennesimo progetto che muore dopo l’estate.

Raffaele: Il responsabile. È l’abitudine che ti dicevo: ogni gara che chiude entra con la sua nota, corretta e approvata dal responsabile. Un gesto solo, a gara chiusa. Se nessuno ne risponde, muore come tutte le altre cartelle.

Il manager: Chiaro. E il primo lunedì? Messa la cartella, cosa succede?

Raffaele: Chi scrive le gare fa tre domande allo strumento. Sulla gara persa di due anni fa, per esempio: «qual era il capitolo tecnico piaciuto alla commissione, e quanto sconto in più ha dato il vincitore?». … Come capisci se regge? Tre domande, tre risposte, e ognuna cita il documento giusto. Se è così, aggiungi le gare nuove man mano che chiudono. Una alla volta. Se no, sistemi le note prima di andare avanti.

Il manager: Quanto tempo ci risparmio? Dammi un numero.

Raffaele: Un numero non te lo do. Non l’ho misurato nel tuo ufficio, e non te lo invento. Ti prometto una cosa sola. La prossima volta che qualcuno chiede «cosa avevamo scritto due anni fa?», la risposta non dipende da chi se lo ricorda.

Il manager: Allora, cosa faccio oggi?

Raffaele: Oggi fai una cosa sola. Chiedi a chi scrive le gare di indicarti dieci gare degli ultimi due anni: cinque vinte e cinque perse.

Il manager: Quindi oggi passo dall’ufficio gare e mi faccio dare la lista: dieci gare, cinque vinte e cinque perse. Il resto viene dopo.