Dodici domande al fornitore prima di firmare

In due settimane ho visto tre demo, tutte perfette, e uno mi ha già mandato l’offerta. Come capisco quale posso far entrare in azienda?

Con dodici domande, per iscritto, prima di firmare. Non servono a scegliere il migliore, ma a escludere chi non può stare da voi.

Facciamo un gioco. Io ti dico le risposte che mi hanno dato in demo, tu mi dici se passano.

Vai. Prima domanda: dove stanno i nostri dati e chi può vederli?

Il primo mi ha detto: «È tutto cifrato, non si preoccupi».

Non basta. Dire «cifrato» non risponde alla domanda. Voglio sapere in quale paese stanno, quali altre aziende lavorano dietro di lui e con che ruolo, e come fa il suo personale ad accedere. Se dice «solo per assistenza», voglio la procedura e la traccia.

Sempre il primo, quando gli ho chiesto se usano i nostri dati per addestrare i loro modelli, mi ha detto: «Nel piano aziendale l’addestramento sui vostri dati è spento, lo vede lei stesso nel pannello».

Sembra una buona risposta, ed è la più insidiosa delle dodici. È solo un’impostazione. Domani un aggiornamento la cambia e tu non lo sai. La domanda è: cosa fa dei nostri contenuti per contratto? Se non lo scrive nel contratto, non vale.

Gliel’ho chiesto. Ha detto che il contratto è standard e non si tocca.

Allora hai la tua risposta. A un fornitore che non mette per iscritto cosa fa dei tuoi dati non dai niente di riservato. Puoi usarlo per il comunicato stampa, non per le specifiche dei clienti.

Il terzo mi ha detto che hanno tutte le certificazioni. Mi ha mostrato i loghi.

Un logo senza il documento non vale niente. E il documento deve dire che cosa copre: ci sono certificazioni che valgono per la sede e non per il servizio. Chiedi il certificato, guarda cosa copre, e chiedi i registri: se un giorno un cliente ti chiede chi ha visto un suo documento, devi poter scaricare il registro e mostrarglielo.

Va bene la sicurezza. Ma a me interessa sapere se funziona.

Allora passiamo al secondo gruppo: come entrano e come escono i dati. Come entrano i dati, e chi li fa entrare ogni volta?

Il secondo mi ha detto: «Carica il file, è immediato». Mi è piaciuto.

Quanti file al mese?

Specifiche dei clienti? Venticinque, più o meno.

Venticinque file al mese, caricati a mano da una persona, per sempre. Non è un collegamento: è lavoro manuale travestito da automatico, e va messo nel costo. Non chiude la trattativa, ma cambia il prezzo.

E l’uscita? Non ci ho pensato.

Nessuno ci pensa il giorno che firma. Chiedi: come mi riprendo i documenti, le configurazioni, lo storico, e in che forma? Se ti dice «in PDF» per dati che ti servono in tabella, hai un problema fra tre anni.

E i permessi? Da noi le cartelle condivise si accumulano da quindici anni. Nessuno sa più chi vede cosa.

Allora chiedi se lo strumento usa i permessi che avete già, o se ne crea di suoi. Se se li inventa, avete due schemi da tenere allineati a mano, e nessuno lo farà. E preparati: uno strumento che legge le cartelle rende visibile in tre secondi quello che quindici anni avevano sepolto. I permessi si puliscono prima, non dopo.

Passiamo al terzo gruppo.

Cosa cambia in azienda. Chi lo userà, quante volte, e quale passo del lavoro sparisce? Il fornitore deve dirlo sul vostro processo, non sul suo esempio.

Tutti e tre mi hanno detto che aumenta la produttività del team.

Nessuna attività nominata, nessuna misura. Non è una risposta, è uno slogan. Chiedi: nel nostro ufficio tecnico, quale passo sparisce? Se non sa rispondere, non ha capito cosa fate, ed è ancora presto per trattare.

E la manutenzione? Uno mi ha detto che non ne richiede.

Tutti la richiedono. Qualcuno da voi deve tenere aggiornati i documenti caricati, le regole, le configurazioni. Se il fornitore non la stima, la stimate voi dopo, e costerà di più. Chiedi quante ore al mese servono, e con quali competenze.

Ultimo gruppo: i soldi.

Chiedi il costo totale a tre anni, voce per voce: licenza, consumo con un tetto, attivazione, formazione, manutenzione, uscita. In una tabella, calcolato sul vostro caso.

Sul consumo, uno mi ha detto che si paga in base all’uso, «tanto è poco».

Un prezzo a consumo senza tetto e senza avviso di soglia non si mette a bilancio. Chiedi il tetto. Se non c’è, chiedi l’avviso. Se non c’è nemmeno quello, chiediti cosa succede il mese in cui tutti lo usano.

E il ritorno? Il terzo mi ha detto che i loro clienti risparmiano il quaranta per cento del tempo.

Il ritorno di qualcun altro, misurato da chi vende. La domanda giusta è un’altra: quanto tempo ci mette oggi il vostro ufficio a leggere una specifica?

Non lo so.

Allora nessun fornitore può dimostrarti un beneficio, perché manca la misura di partenza. Prima si prende quella, poi si guarda la demo. Tre mesi di misura, prima e dopo, su metà delle specifiche, e l’altra metà con il metodo di oggi. Così misuri lo strumento, non l’azienda.

Quindi, ricapitolando: il primo è fuori; il secondo e il terzo restano in gara, con condizioni.

E le condizioni vanno scritte nel contratto, con un nome e una data. Una risposta debole sulla sicurezza blocca. Una risposta debole sugli altri tre gruppi diventa una clausola.

Lunedì mattina?

Mandi le dodici domande per iscritto al fornitore con cui sei più avanti. Chi gestisce i sistemi risponde alle stesse dodici per lo strumento che avete già nel pacchetto: è il termine di confronto. Il responsabile dell’ufficio tecnico scrive quale passo sparisce e quanto ci mette oggi.

E oggi, una cosa sola.

Scrivi al fornitore con cui sei più avanti e chiedigli di mettere per iscritto, in una riga, cosa fa dei vostri contenuti. La risposta, o il silenzio, ti dice già molto.

Quindi le demo non contano. Contano dodici risposte scritte, e una sola sulla sicurezza basta a chiudere. Oggi mando la prima domanda.