Quali regole sull’AI do ai miei, in cinque minuti?

Il vostro responsabile vi ha mandato questo messaggio di cinque minuti perché da oggi, in azienda, valgono alcune regole sull’AI.

Sono Raffaele, e aiuto le aziende a usare l’AI senza farsi male.

Alla fine saprete cosa potete fare con l’AI da oggi, e cosa no.

Comincio da una cosa che vi deve tranquillizzare: qui l’AI non è vietata. Anzi, l’azienda vuole che la usiate, con poche regole chiare.

… Prima però vi racconto due scene. Succedono in tante aziende, e quasi sempre in buona fede.

Un collega ha un foglio disordinato con costi, margini e nomi dei clienti.

Lo carica in uno strumento gratuito, con il suo account personale, solo per metterlo in ordine. Risparmia dieci minuti.

Ma adesso quel foglio sta in un posto che l’azienda non controlla, e da lì l’azienda non lo può più far cancellare.

L’altra scena è un preventivo da novemila euro preparato con l’AI. Lo strumento salta una voce di costo da milleduecento euro.

Nessuno lo confronta con il foglio dei costi. Il preventivo parte, il cliente firma, e quei soldi l’azienda li ha persi.

Nessuno dei due voleva fare danni: mancava una regola. Ecco le regole, sono sei.

… Prima regola: si usa lo strumento scelto dall’azienda, con l’account aziendale.

Se da voi lo strumento c’è già, da oggi si usa quello, e solo quello.

Se invece arriva più avanti, il vostro responsabile vi dirà il giorno. Fino ad allora, niente dati dell’azienda su un account personale: nessun documento, nessun nome, nessun numero.

Vale anche quando il programma è lo stesso. Se a casa usate ChatGPT, Copilot o Claude con il vostro account, per lavoro quell’account non lo usate. Il programma è lo stesso, ma le regole no: sull’account aziendale decide l’azienda, su quello personale no.

Seconda regola. Prima di caricare un documento, o di incollare un testo, fatevi una domanda.

Contiene dati di clienti o di dipendenti? O informazioni che l’azienda si è impegnata, per contratto, a tenere riservate?

Se la risposta è sì, quel documento non si carica. Nemmeno per un minuto, nemmeno per riordinarlo.

Se è no, andate tranquilli: una mail senza nomi, una procedura interna, un testo da rendere più chiaro vanno benissimo.

Nel dubbio non si carica, e chiedete al vostro responsabile.

Terza regola. Tutto quello che l’AI scrive o calcola va controllato prima che esca dall’azienda o che finisca in una decisione.

Lo controlla chi l’ha preparato, confrontandolo con la fonte: il listino, il foglio dei costi, il contratto. Rileggerlo non basta.

Nel preventivo di prima bastava mettere accanto il foglio dei costi e contare le voci: due minuti.

Quarta regola. Prezzi, offerte, date di consegna e decisioni che riguardano le persone le firma sempre una persona.

Lo strumento prepara, ma non decide.

Quinta regola, se da voi c’è una libreria condivisa: è lo spazio dove si salvano le istruzioni che funzionano, così nessuno riparte da zero.

Ci salvate un’istruzione quando ha dato un buon risultato e il vostro responsabile l’ha approvata, e accanto scrivete il nome di chi l’ha approvata.

E lì dentro non incollate mai dati di clienti, dati personali o password, perché la libreria la vedono in tanti: quello che ci mettete lo vedono tutti.

… Sesta regola, ed è la più importante.

Se vi accorgete di aver caricato o usato qualcosa che non dovevate, ditelo in giornata al vostro responsabile.

Chi lo segnala non rischia niente. Il problema vero è stare zitti, perché così un errore piccolo diventa grande.

Un errore detto subito si sistema. Un errore scoperto dopo tre mesi, molto meno.

… Poi ci sono tre cose che l’azienda fa per voi.

Ogni responsabile sa chi, nel suo ufficio, usa quale strumento. Non per controllarvi, ma per sapere chi aiutare.

Nessuno usa uno strumento su cui non è stato formato. Se vi manca la formazione, chiedetela: è un vostro diritto, non un favore.

E se trovate uno strumento nuovo che vi sembra utile, chiedete al vostro responsabile se potete usarlo. Vi risponde entro pochi giorni, e vi dice subito entro quanti.

Chiedere è sempre meglio che arrangiarsi, e nessuno vi guarderà storto per una domanda.

Queste regole non servono a stringere i controlli. Servono a usare l’AI di più, e con più tranquillità.

… Se oggi vi ricordate una cosa sola, ricordate questa.

Da oggi, prima di caricare un documento, chiedetevi se contiene dati di clienti o dipendenti: se sì, non lo caricate.