- Servono tre famiglie di prove: tecniche (che cosa si è fatto e perché), contabili (quanto è costato e a quale attività va imputato), sui diritti e sul contratto (di chi è il software e chi ha diretto il lavoro).
- La «documentazione idonea» del provvedimento è facoltativa: non serve per accedere al beneficio, ma se è completa, firmata con marca temporale e comunicata in dichiarazione evita la sanzione per infedele dichiarazione (la cosiddetta penalty protection). Non evita imposta e interessi se la maggiorazione viene rettificata.
- Quando le attività sono affidate a un fornitore, la relazione tecnica la redige il fornitore e la firma il suo legale rappresentante.
- Le PMI possono usare una forma semplificata, purché le informazioni siano equivalenti.
Tre famiglie di prove
Le prove tecniche documentano il progetto: quale problema si voleva risolvere, che cosa si sapeva all’inizio, quali ipotesi si sono provate, con quali risultati e quali decisioni. Le producono le persone che ci lavorano, mentre ci lavorano: un registro dei test scritto a giugno vale più di una relazione scritta a marzo dell’anno dopo.
Le prove contabili collegano i costi alle attività e al software: fatture, contratti, fogli presenza, criteri di ripartizione dei costi promiscui. Le prove sui diritti e sul contratto dicono chi è titolare del software, chi ha diretto il lavoro e chi ne ha sopportato il rischio. Sono le stesse informazioni che il provvedimento chiede di mettere in fila, ma raccolte senza aspettare l’ultima settimana utile.
Il calendario delle prove
Il calendario segue un progetto dalla firma alla dichiarazione. Per ogni fase indica il documento, chi lo produce e a quale delle cinque verifiche della guida serve. È pensato per essere copiato nel piano del progetto, non letto una volta.
Prima della firma
- Contratto con fasi, diritti, direzione tecnica e ripartizione del rischioImpresa e fornitore, con il commercialista · serve a: Bene, investitore
- Verbale della riunione con la scheda compilataImpresa · serve a: Tutte
Avvio
- Descrizione del problema tecnico e dello stato delle conoscenzeFornitore e referente tecnico · serve a: Attività
- Piano dei test con ipotesi e criteri di successoFornitore · serve a: Attività, prove
Durante il lavoro
- Registro dei test e degli esiti, anche negativiChi esegue le prove · serve a: Attività, prove
- Decisioni tecniche con data e nome di chi le prendeReferente tecnico dell’impresa · serve a: Investitore
- Fogli presenza nominativi del personale internoPersone coinvolte; firma del responsabile · serve a: Costi
- Versioni del codice e materiale preparatorioFornitore · serve a: Bene, prove
Chiusura di fase
- Fattura che richiama fase e attività del contrattoFornitore · serve a: Costi
- Data di ultimazione della prestazioneImpresa e fornitore · serve a: Costi
Dichiarazione
- Relazione tecnica sulle attività commissionateFornitore, firmata dal suo legale rappresentante · serve a: Attività, prove
- Dichiarazione sostitutiva su esistenza e titolarità del softwareLegale rappresentante dell’impresa · serve a: Bene
- Schede costi per bene, criteri di ripartizione, prospetto delle variazioniCommercialista e amministrazione · serve a: Costi
- Documentazione idonea firmata con marca temporaleLegale rappresentante, entro la dichiarazione · serve a: Prove
Una regola vale per tutte le voci: i documenti si scrivono quando le cose accadono, con una data e un nome. Le ricostruzioni a posteriori non sono vietate, ma perdono dettagli e sono più facili da contestare. La scheda per la riunione serve a decidere, prima di cominciare, chi tiene quale registro.
La documentazione idonea: che cosa contiene
Il provvedimento del 15 febbraio 2022 chiede, per ogni periodo d’imposta, un documento in due sezioni. La sezione A descrive l’impresa e le attività: struttura e operazioni straordinarie, natura di investitore, attività affidate a terzi con le clausole che ripartiscono il rischio di insuccesso, organizzazione delle persone coinvolte, una relazione tecnica su finalità, contenuti e risultati, con le incertezze tecniche che si è cercato di superare, e una nota su funzioni, rischi e beni.
La sezione B ricostruisce i numeri: una scheda per ogni bene agevolato con le spese dirette e quelle ripartite, la riconciliazione con la contabilità e il bilancio, i fogli presenza nominativi per il personale interno con le ore giornaliere dedicate alle attività, il criterio di ripartizione delle spese promiscue e il prospetto delle variazioni indicate in dichiarazione.
Il documento è redatto in italiano, firmato dal legale rappresentante con firma elettronica e marca temporale entro la presentazione della dichiarazione, comunicato nella dichiarazione stessa e conservato fino alla scadenza dei termini di accertamento. Su richiesta va consegnato entro venti giorni. Senza marca temporale la protezione dalla sanzione non si applica (provvedimento del 24 febbraio 2023). Le PMI possono predisporre le due sezioni in forma semplificata, con informazioni equivalenti (circolare 5/E, paragrafo 6.3).
Ore del personale e costi promiscui
Per il personale dell’impresa il provvedimento chiede fogli presenza (timesheet) nominativi con le ore dedicate ogni giorno alle attività, firmati dal legale rappresentante o dal responsabile delle attività e dal lavoratore, con le mansioni e le competenze di ciascuno. Le ore si registrano quando si lavorano: una stima fatta dopo non è un foglio presenza.
Per un servizio acquistato la spesa da esaminare è il corrispettivo effettivamente sostenuto e riferibile alle attività rilevanti. Se la stessa fattura copre anche lavori che non lo sono, serve un criterio di ripartizione oggettivo e verificabile, mai forfettario, dichiarato dal legale rappresentante o dal responsabile delle attività. Un contratto diviso in fasi e fatture che citano la fase rendono quel criterio quasi automatico.
Gli errori che costano di più
Sono errori di organizzazione più che di diritto tributario, e si evitano decidendo all’inizio chi fa che cosa.
- Ricostruire tutto a fine anno, quando chi ha fatto le prove ricorda le conclusioni ma non le ipotesi scartate.
- Fatture con la sola dicitura «sviluppo software», che non permettono di collegare il costo a una fase o a un’attività.
- Nessuna traccia dei test falliti: sono la prova più forte che l’esito era incerto.
- Nessun nome accanto alle decisioni tecniche: la direzione dell’impresa va mostrata, non affermata.
- Documenti del fornitore che descrivono un risultato garantito e non attività con esito incerto, in contraddizione con la relazione tecnica.
- Marca temporale apposta dopo la presentazione della dichiarazione.
Domande frequenti
La documentazione idonea è obbligatoria?
No. Il beneficio si può applicare anche senza. Ma senza documentazione idonea, firmata con marca temporale e comunicata in dichiarazione, in caso di rettifica si applica la sanzione per infedele dichiarazione. Se in un controllo mancano del tutto i documenti a supporto, la maggiorazione viene recuperata per intero, con interessi e sanzioni.
Chi firma la relazione tecnica se il software lo sviluppa un fornitore?
Per le attività commissionate a terzi la relazione è redatta e rilasciata dal fornitore che le esegue e firmata dal suo legale rappresentante (provvedimento del 15 febbraio 2022, punto 7.3). Per le attività interne la redige il responsabile delle attività e la controfirma il legale rappresentante dell’impresa.
Il fornitore deve consegnare i fogli presenza dei suoi tecnici?
I fogli presenza nominativi del provvedimento riguardano il personale dell’impresa che applica il beneficio. Per un servizio esterno conta il corrispettivo riferibile alle attività rilevanti; se la fattura è promiscua serve un criterio di ripartizione oggettivo, che il dettaglio delle attività del fornitore può aiutare a costruire.
Fonti
Fonti primarie lette e verificate il 23 ottobre 2026. Le norme possono cambiare: prima di decidere va controllato il testo vigente.
Pagina curata da Raffaele Zarrelli, co-founder di Yempik, scritta con Claude. Le fonti normative sono state verificate il 23 ottobre 2026. Nessun professionista fiscale ha revisionato questo testo: è un’informazione per chi decide, non una consulenza fiscale, e l’applicazione al caso concreto va verificata con il proprio commercialista. Gli esempi numerici sono simulazioni; Vertesa è un’azienda immaginaria.
Un progetto documentato mentre si lavora
Nei nostri progetti registro delle decisioni, versioni del codice e prove sono parte del lavoro, non un allegato finale. Se state impostando un software su misura, parliamone prima della firma.
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