Company Brain: business case, costi e Patent Box

Che cosa si compra con un Company Brain

Se l’ufficio commerciale deve chiedere ogni prezzo al titolare, le regole aggiornate non sono disponibili a chi ne ha bisogno, e nessuno sa chi può modificarle. Un Company Brain mette in un posto solo ciò che l’azienda sa e decide, con la fonte di ogni informazione e una persona che la approva, così che colleghi e strumenti di AI rispondano dalla stessa base.

Non sempre serve. Per molti uffici una cartella ben tenuta e qualche regola scritta bastano, come spiega il pezzo Company Brain o cartella in ordine. Il business case che segue ha senso quando il costo della conoscenza sparsa è già visibile: tempo perso, risposte diverse allo stesso cliente, persone chiave che non possono assentarsi.

Il beneficio operativo, in ore

Il beneficio si stima con una formula semplice: persone coinvolte × ore risparmiate a settimana × settimane lavorative × costo orario aziendale. Nell’ufficio commerciale di Vertesa, l’azienda immaginaria del sito, 8 persone perdono in media 2,5 ore a settimana per cercare prezzi, sconti e condizioni o per chiederli al titolare. Su 45 settimane sono 900 ore l’anno; a 35 euro l’ora, 31.500 euro.

Quel numero è un’ipotesi, e va trattato come tale. Si verifica misurando prima dell’avvio quanto tempo serve oggi per rispondere a un cliente, e dopo quanto ne serve con il nuovo sistema, con il metodo descritto nella guida su come misurare il ROI dell’AI. Le ore liberate valgono solo se diventano altro lavoro: preventivi in più, risposte più rapide, meno errori.

Costi iniziali e ricorrenti

Per Vertesa ipotizziamo 50.000 euro di costruzione nel primo anno e 10.000 euro l’anno di costi ricorrenti. Sono cifre d’esempio per far funzionare il conto, non un listino. I costi ricorrenti sono spesso sottovalutati: oltre a infrastruttura e manutenzione comprendono le ore delle persone che tengono aggiornati i contenuti e approvano le modifiche. Un Company Brain che nessuno aggiorna diventa in pochi mesi un archivio di risposte vecchie.

Due scenari, con e senza agevolazione

Il grafico mostra il risultato cumulato alla fine di ogni anno: beneficio operativo meno costi. Nello scenario con agevolazione supponiamo che il 30% della costruzione, 15.000 euro, risulti qualificato. È un’ipotesi didattica, non una quota tipica: nell’esempio corrisponde alla parte di lavoro che affronta un problema tecnico aperto, descritta più sotto. Il risparmio di 4.603,50 euro (15.000 × 110% × 27,9%) è collocato nel secondo anno, quando si versano le imposte del primo.

Senza agevolazione il progetto chiude il secondo anno a meno 7.000 euro e il terzo a più 14.500: il pareggio arriva nei primi mesi del terzo anno. Con l’agevolazione il terzo anno chiude a più 19.103,50 euro e il pareggio si anticipa di circa due mesi e mezzo. Il giudizio non cambia: il progetto regge, e l’agevolazione lo migliora.

Ora lo stesso conto al ribasso. Se le ore risparmiate fossero la metà, il beneficio scenderebbe a 15.750 euro l’anno e al terzo anno il risultato cumulato sarebbe meno 32.750 euro senza agevolazione e meno 28.146,50 con. Nessuna agevolazione salva un progetto con un beneficio operativo sbagliato.

Dove può nascere una quota di ricerca

Costruire un Company Brain comporta lavori molto diversi. Raccogliere documenti, intervistare le persone, caricare contenuti in un servizio esistente e configurarlo non sono ricerca e sviluppo: il Manuale di Frascati esclude il trattamento dei dati che non sviluppa metodi nuovi, e il D.M. 26 maggio 2020 esclude le personalizzazioni. Possono invece qualificarsi i lavori che affrontano un’incertezza tecnica reale: ad esempio un metodo per verificare che ogni risposta sui prezzi rispetti regole che si contraddicono tra listini, contratti e accordi, con un livello di affidabilità che le tecniche note non garantiscono, provato e misurato su casi storici.

Anche in quel caso servono le altre condizioni: un software su cui l’impresa ha i diritti, il lavoro diretto da persone dell’impresa, il rischio di insuccesso a suo carico e le prove raccolte durante il lavoro. La quota fiscale emerge da questa analisi, non dalla parola AI. Sul tema dei diritti sui contenuti vale la pena leggere chi possiede il Company Brain.

Una sequenza per decidere

L’ordine delle domande evita di innamorarsi di un numero fiscale prima di sapere se il progetto serve.

• Misurare il problema oggi: quante domande, quanto tempo, quali errori.
• Stimare il beneficio in ore e fissare come verificarlo dopo l’avvio.
• Calcolare costi iniziali e ricorrenti, compreso il tempo di chi aggiorna.
• Verificare nel contratto diritti su software, contenuti e dati, e come si esce.
• Solo allora, con il commercialista, valutare quali attività potrebbero qualificarsi e con quali prove.
• Decidere se il progetto regge senza agevolazione. Se non regge, non si parte.

Domande frequenti

Fonti

Fonti primarie lette e verificate il 23 ottobre 2026. Le norme possono cambiare: prima di decidere va controllato il testo vigente.

1. [1]Art. 6 del D.L. 21 ottobre 2021, n. 146 (Nuovo Patent Box), testo vigente su Normattiva
2. [2]Agenzia delle Entrate, circolare n. 5/E del 24 febbraio 2023
3. [3]Agenzia delle Entrate, provvedimento prot. 48243/2022 del 15 febbraio 2022, disposizioni attuative
4. [4]D.M. 26 maggio 2020, definizioni di ricerca e sviluppo, innovazione tecnologica e design (G.U. n. 182 del 21 luglio 2020)
5. [5]OCSE, Manuale di Frascati 2015, capitolo 2 (criteri della ricerca e sviluppo e software, §§ 2.7 e 2.68-2.72)